Uno de los elementos esenciales para la gestión de documentos electrónicos son los metadatos, datos que describen el contexto, el contenido y la estructura del documento y su gestión a lo largo del tiempo. Esta descripción es básica para garantizar una correcta preservación y un tratamiento en la gestión de una forma normalizada. El objetivo es asegurar el valor jurídico y legal del documento y facilitar las tareas de búsqueda y recuperación de este documento o de sus datos asociados con eficiencia. Gracias a este modelo se posibilita la interoperabilidad de documentos, datos o información con la Administración pública y con el resto de universidades.
Los modelos en los que se ha basado la UOC para definir la estructura de estos metadatos parten de tres referencias:
- Vocabulario de metadatos de la ACUP
Como resultado de ello, se ha elaborado un modelo de metadatos que se aplicará a los diferentes elementos de preservación de documentación electrónica, que son:
- los expedientes;
- los documentos asociados a expedientes;
- los documentos simples, y
- la firma electrónica.
El modelo en el que debe basarse cualquiera de los documentos electrónicos gestionados desde Alfresco o iArxiu como evidencia de los procedimientos de administración electrónica se concreta en el siguiente esquema de metadatos: