El Servicio de Archivo y Gestión Documental gestiona las peticiones de consulta y de préstamo de los documentos preservados en los fondos del Archivo Central y el Archivo Histórico procedentes de los diferentes archivos de oficinas. La consulta y el préstamo se someten a diferentes normativas de protección de datos, propiedad intelectual y cualquier otra de las limitaciones legales establecidas por la FUOC y sus reglamentos o normativas. Para llevar a cabo este servicio, es necesario seguir un procedimiento de solicitud y de condiciones de uso que garantice el uso correcto y las condiciones de seguridad, según lo establecido en el Reglamento de archivo.

La transferencia al archivo es el procedimiento que consiste en solicitar al Servicio de Archivo y Gestión Documental el traspaso de los documentos que deben conservarse por ley y que ya han finalizado su vida activa en los diferentes archivos de oficina. El plazo en el que deben efectuarse las transferencias viene determinado por el calendario de conservación definido por el Servicio de Archivo y Gestión Documental. El principal objetivo es liberar espacio en las oficinas y garantizar la correcta preservación de los documentos en espacio y tiempo de forma controlada. La gestión la realiza el Servicio de Archivo y Gestión Documental y debe seguirse un procedimiento de solicitud que garantice el traspaso correcto de la documentación a los depósitos centrales de archivo.

El Servicio de Archivo y Gestión Documental puede asistir a cualquiera de las áreas o personas que forman parte de la UOC cuando requieran formación o asesoramiento relacionados con la gestión de los documentos y los archivos de oficina. Para cualquier solicitud o información, se puede contactar con el Servicio.

La relación de los siguientes manuales facilita a los distintos usuarios de la UOC, de un modo didáctico y comprensible, las diferentes normas y procedimientos que afectan a la gestión de documentos y archivos de oficina y su relación con el Servicio de Archivo y Gestión Documental.