Acceso. Derecho, forma y medios de localizar, utilizar o recuperar información.

Ciclo de vida de la documentación:

• · Documentación de trabajo o de oficina. Documentación generada por una unidad en sus actividades y que no es definitiva. No son documentos de archivo; por lo tanto, no son objeto de estudio por parte del Servicio de Archivo y Gestión Documental, aunque sí lo pueden ser por el sistema de gestión documental.
• · Documentación en fase activa. Documentación que una unidad tramita o utiliza habitualmente en sus actividades. Se trata de documentos que no se pueden modificar y de consulta frecuente.
• · Documentación en fase semiactiva. Documentación que, una vez concluida la tramitación ordinaria, no utiliza de forma habitual la unidad que la ha producido en sus actividades. Se trata de documentos que no se pueden modificar y de consulta poco frecuente.
• · Documentación en fase inactiva o histórica. Documentación que, una vez concluida la vigencia administrativa inmediata, posee valores primordialmente de carácter cultural, informativo, científico o tecnológico. Se trata de documentos que no se pueden modificar y de consulta esporádica.

Clasificación. Identificación y estructuración sistemática de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por estas en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente representados en un sistema de clasificación.

Conservación (preservación). Conjunto de procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de documentos auténticos en el tiempo.

Conversión. Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro, o de un formato a otro.

Cuadro de clasificación. Sistema de clasificación jerárquico y lógico que recoge las funciones y las actividades de la organización desde el aspecto más general hasta el más concreto; permite organizar, tratar y agrupar los documentos de forma que se reflejen estas funciones y actividades. Debe permitir que se añadan nuevas funciones sin necesidad de reestructurar las clases principales. Se compone de una estructura y de un sistema de codificación.

Descripción archivística. Elaboración de una representación precisa de una unidad de descripción y, si procede, de las partes que la componen, mediante la recopilación, el análisis, la organización y el registro de cualquier información que sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar la documentación de archivo, además del contexto y los sistemas en los que se ha producido. Hay siete niveles de descripción, que son los que se han definido anteriormente: fondo, subfondo, grupo de series, serie, unidad documental compuesta (expediente), unidad documental simple (documento de archivo) y unidad de instalación.

Disposición. Proceso asociado a la aplicación de decisiones de transferencia, destrucción o conservación de documentos, que se documentan en los calendarios de conservación o ciclo de vida.

Documento. Información u objeto registrado que se puede tratar como una unidad.

Documento de archivo o record. Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el ejercicio de su actividad o en virtud de sus obligaciones legales, que se debe preservar. Un documento de archivo no puede modificarse y debe incluir información referente a:

• · contenido
• · contexto
• · estructura
• · presentación

Documento electrónico de archivo. Documento de archivo en formato electrónico, es decir, creado por un programa informático o bien digitalizado o escaneado a partir de un documento en papel.

Expediente o unidad documental compuesta. Unidad organizada de documentos de archivo compilados por el productor de los documentos o durante el proceso de organización archivística. Según los documentos que lo componen, se considera que un expediente está en uno de los siguientes soportes:

• · Soporte físico, si los documentos que lo componen son de naturaleza física. Ejemplos: papel, microfilm, etc.
• · Soporte electrónico, si la documentación es electrónica. Ex.: archivos .doc, .pdf, .tiff, etc.
• · Híbrido (mixto), con documentos en soporte físico y electrónico dentro del mismo expediente. Ex.: fotocopia compulsada del título y PDF del DNI.
• · De originales múltiples, si hay documentos en el expediente con multiplicidad de originales, como un documento en papel que se ha digitalizado y firmado electrónicamente y que se conserva en ambos soportes. Ex.: PDF del DNI más fotocopia del DNI.

Fondos. Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente o compilado y utilizado por una persona, una familia o un organismo en el ejercicio de las actividades y funciones que le son propias. El subfondo es la parte de un fondo que tiene una entidad diferenciada del resto y se puede corresponder con unidades administrativas subordinadas que tienen cierto grado de autonomía o con entes incorporados por relaciones sucesorias.

Gestión documental. Conjunto de actividades específicas que permite coordinar y controlar de forma sistemática todos los aspectos relacionados con la creación, la recepción, la organización, el almacenamiento, la preservación, el acceso y la difusión de los documentos en una organización con el objetivo de incorporar y mantener la información y pruebas de las actividades y operaciones de una organización.

Indización. Proceso por el que se establecen puntos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o de información.

Instrumentos de descripción por nivel:

• · Guía. Tiene por objeto orientar al usuario en el conocimiento general de un fondo y subfondo o colección. Contiene información sobre el productor y el contexto de creación de la documentación. La descripción de los documentos que forman parte del fondo es de breve extensión.
• · Inventario. Instrumento que describe el conjunto de documentos que forman parte de un fondo documental, desde el nivel de fondo hasta el nivel de serie. La descripción se organiza en torno a las series y debe precisar el contexto jerárquico en el que se estructura el fondo. Excepcionalmente, el inventario puede utilizarse para describir, además, el nivel de unidad de instalación cuando se trata de un fragmento de serie. En este caso, debe contar con los elementos necesarios para facilitar la localización de las unidades documentales compuestas o simples en los fondos y las series descritas.
• · Catálogo. Instrumento que describe el último nivel de un fondo documental, el de la unidad compuesta o simple, elaborado a partir de la información de los elementos de descripción obligatorios de los niveles superiores.

Interoperabilidad. Condición mediante la que dos o más sistemas pueden intercambiar procesos o datos. Es la capacidad de los sistemas que se basan en las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y de los procesos empresariales consistentes en intercambiar datos y posibilitar la puesta en común de información y conocimientos.
Fuentes:

• · Wikipedia
• · Decisión 2004/387/CE del Parlamento Europeo y del Consejo

Metadatos. Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo. Usualmente se clasifican en los siguientes tipos:

• · Metadatos tecnológicos. Información sobre formatos, estructuras y vínculos de los documentos conservados; por ejemplo, formato de archivo, fecha de la última migración de formato, etc. Son necesarios para procesar los documentos y facilitar la recuperación de la información.
• · Metadatos descriptivos. Aportan información contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los documentos, etc. Son datos relativos al autor, la fecha de producción, el título, las palabras clave, etc. Se requieren para la recuperación, para entender los documentos en su contexto y por razones de autenticidad.
• · Metadatos archivísticos. Se añaden para facilitar la gestión de los documentos. Constituyen el control intelectual y físico de los documentos tras haber sido creados. Se refieren a aspectos como la última revisión, la fecha de transferencia al archivo, las condiciones de acceso, la valoración, etc. Son necesarios para identificar y recuperar la información.

Migración. Acción de trasladar documentos de un sistema a otro, manteniendo su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

Registro. Acto mediante el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de entrada al sistema.

Serie documental. Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento. Se organizan de acuerdo con un sistema de clasificación y se conservan como una unidad, ya que son el resultado de un mismo proceso de formación o de clasificación, o de la misma tipología; también pueden organizarse y conservarse de este modo debido a cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso. Facilita el trabajo con grandes volúmenes de documentos con el mismo ciclo de vida y la misma disposición final.

Sistema de gestión documental. Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.

Subserie documental. Conjunto de documentos nítidamente identificados que dependen de una serie.

Trazabilidad. Creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento y la utilización de los documentos.

Transferencia. Cambio de la custodia, la propiedad o la responsabilidad de los documentos. Incluye el traslado, que es el movimiento de documentos de una ubicación a otra independientemente de su soporte.

Unidad de instalación. Conjunto de documentos agrupados o conservados en una misma unidad física (caja, libro, carpeta electrónica, etc.).