«La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.» (ISO 15489-1: 2001 [E], Información y documentación - Gestión documental)

Los objetivos de un SGD son los siguientes:

1. Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
2. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.

El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes motivos:

1. Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.
2. Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
3. Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
4. Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
5. Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima gestión del SGD.