Política de governanza del portal de la UOC

Este espacio pretende explicar a qué nos referimos cuando hablamos del portal de la UOC, cuáles son sus objetivos estratégicos y cuáles son sus principales audiencias.

También quiere hacer difusión del modelo de gobernanza del portal, que se fundamenta en tres pilares: los comités de seguimiento, los roles y las responsabilidades, y los circuitos y los criterios para la publicación web.

De acuerdo con su misión, el portal web de la UOC es nuestra principal plataforma de fidelización y comunicación con todas las audiencias externas a escala global, así como la herramienta de difusión de nuestro conocimiento académico. Proporciona contenidos relevantes y una experiencia de usuario excelente, ambos representativos de la visión pionera, accesible y transformadora de la UOC.

Todos los contenidos que el centro ofrece bajo el dominio uoc.edu (páginas web, subportales, blogs y revistas divulgativas) conforman el portal externo de la UOC.

El portal web tiene un papel clave y central para explicar la UOC dentro del ecosistema digital de canales propios. Además del gestor de contenidos (AEM) o del gestor de recursos audiovisuales (DAM), hay muchas otras herramientas y plataformas que contribuyen a la experiencia digital de todos nuestros públicos: herramientas de analítica, gestión de la relación con los clientes (CRM), análisis de perfiles (profiling) y matrícula, intranet, blogs, redes sociales, revistas digitales y plataformas audiovisuales, entre otras.

Dentro de este entorno, el portal tiene un papel clave y central para explicar la UOC. En este contexto es importante trabajar las sinergias de este ecosistema desde una mirada global que se ajuste al relato y en la que se equilibren diferentes objetivos y perspectivas.

Los contenidos del portal tienen que responder a lo que nuestros usuarios necesitan y se tienen que presentar de forma que sean fáciles de entender y les ayuden a resolver satisfactoriamente los objetivos de su interacción con el site.

El portal web de la UOC tiene, básicamente, cuatro objetivos:

1. Posicionar la UOC como universidad pionera y referente del aprendizaje a lo largo de la vida y de los ámbitos clave de investigación.
2. Asegurar la sostenibilidad económica a través del ámbito de oferta formativa y las sinergias con el resto del portal institucional.
3. Difundir nuestro conocimiento académico: contenidos relevantes y una experiencia de usuario excelente.
4. Fidelizar, comunicar y generar interés entre todas nuestras audiencias externas a escala global, así como desarrollar relaciones con el entorno que promuevan beneficios adicionales.

Estos objetivos parten de las líneas estratégicas siguientes:

• Posicionamiento: el portal es la principal plataforma de presentación de la UOC y tiene que garantizar una experiencia de usuario excelente.
• Visibilidad, alcance, difusión: las estrategias SEO y SEM asociadas al portal nos dan visibilidad y alcance a escala global. Los blogs y las revistas digitales difunden el conocimiento generado por la UOC.
• Conversión y generación de matrícula: la optimización de las estrategias de marketing maximiza la consideración de candidatos e incrementa la eficiencia del proceso de conversión en matrículas.
• Captación de talento: los contenidos y la experiencia del portal tienen que ser coherentes con nuestra misión, visión y forma de trabajar, y contribuir a captar talento.
• Fidelización y servicio: el portal tiene que motivar visitas repetidas de usuarios como alumnis y empresas colaboradoras, entre otros. 
• Cumplimiento normativo: indicadores de calidad, transparencia, sede electrónica, memorias institucionales, reglamento general de protección de datos (RGPD), galletas y accesibilidad, entre otros, tienen que estar recogidos y/o ser visibles en el portal.

El Comité Estratégico de Seguimiento del Portal Web es el órgano en el que el Consejo de Dirección delega todas las decisiones estratégicas referentes al portal.

Funciones:

• Asegurar la implantación del relato en el web: la misión y los valores de la UOC.
• Velar por que el portal cubra las necesidades de los públicos objetivos.
• Velar por la aportación del portal a la sostenibilidad de la UOC.
• Transmitir los objetivos y las acciones estratégicas prioritarias.
• Tomar decisiones sobre riesgos (la reputación, el ingreso y la seguridad).
• Establecer prioridades estratégicas en caso de desalineación.
• Velar por la implementación de la gobernanza corporativa en el web.
• Pedir y validar la asignación de recursos para proyectos web, y hacer un seguimiento de dichos recursos.

El Comité Estratégico de Seguimiento del Portal Web se reúne tres veces al año, con sesiones extraordinarias si es necesario.

El Comité Operativo de Seguimiento del Portal Web es el órgano en el que el Comité Estratégico de Seguimiento del Portal Web delega la definición, la implementación y el seguimiento del plan de contenidos y las acciones de mejora del portal.

Funciones:

• Coordinar la gestión del día a día del portal web.
• Aglutinar las peticiones, evaluarlas y priorizarlas siguiendo el plan estratégico y los objetivos marcados por los comités de gobierno.
• Decidir y priorizar los evolutivos de la plataforma (backlog).
• Participar de la elaboración de la hoja de ruta de mejoras en el portal.
• Gestionar los proveedores encargados de la evolución del portal.
• Dar apoyo a las áreas en la publicación de contenidos.
• Coordinar los nuevos proyectos y las campañas dentro del portal.
• Velar por la coherencia en el relato y visual en todo el portal.
• Facilitar informes de seguimiento alineados con los objetivos.

El Comité Operativo de Seguimiento del Portal Web se reúne mensualmente y puede contar con la participación de otros miembros invitados.

El squad operativo o equipo de trabajo del portal está formado por un equipo multidisciplinario interdepartamental que organiza y ejecuta el trabajo del día a día del portal y sus proyectos asociados.

El objetivo principal es promover la colaboración interdisciplinaria, agilizar la toma de decisiones y optimizar la ejecución del proyecto.

Funciones:

De acuerdo con la línea editorial y los criterios establecidos en los comités:

• Organizar y ejecutar el trabajo del día a día.
• Coordinar y/o implementar proyectos o mejoras.

El squad operativo de seguimiento del portal está integrado por miembros de las áreas de Comunicación, Marketing y Tecnología, que se reúnen de manera síncrona cada semana y gestionan de manera asíncrona los diferentes retos que van surgiendo.

Este squad operativo de trabajo, formado por diferentes profesionales (editores web, diseñadores, responsables gráficos, portadistas, especialistas en SEO y desarrollo web, entre otros) y vinculado a proyectos y a la implementación estratégica del portal, es totalmente compatible con los roles clave en la gobernanza de los diferentes espacios del portal web: information owner, content owner y content editor.

Diferenciamos tres tipos de roles (information owner, content owner y content editor) como parte fundamental de la governanza colaborativa del portal. El objetivo es asegurarnos de que los contenidos de cada espacio del portal tengan claramente identificados sus referentes con una atribución clara y eficiente de responsabilidades, requisito imprescindible para que los contenidos publicados sean relevantes y de calidad y estén actualizados.

Information owner

• Es el experto responsable de proporcionar los mensajes y contenidos principales de una sección específica del portal desde una visión estratégica.
• Es el último responsable de la información publicada y de su actualización.
• Es el responsable del qué, no del cómo.
• Es un agente clave en la definición del briefing del proyecto.

Content owner

• Se encarga de actualizar los contenidos de una sección determinada del portal y de garantizar su calidad en el tiempo.
• Hace cambios puntuales en el portal siguiendo las plantillas existentes.
• A menudo es el intermediario entre el information owner y el content editor.

Content editor

• Es el experto que traslada el contenido de manera óptima al formato web.
• Proporciona las plantillas para los espacios del portal.
• Tiene un alto conocimiento del CMS y sigue las prácticas recomendadas de UX y SEO.
• Desarrolla su papel con el apoyo de especialistas (SEO, UX, analítica, etc.).
• Se responsabiliza de los espacios estratégicos del portal, en consenso con el Comité Operativo de Seguimiento del Portal Web.

Se recomienda que los roles de information owner y de content owner estén representados por personas distintas. Los content editors forman parte de los equipos de Portal Web y Oferta Formativa del Web.

El modelo de gestión del portal se fundamenta en tres ámbitos:

Run

Mantenimiento, día a día del portal. Está vinculado al squad operativo.

• Se da una cobertura a las necesidades vinculadas a la actualización de espacios ya existentes.
• Hay intervenciones vinculadas a pequeñas mejoras o a la resolución de incidencias.
• Puede implicar la participación del Área de Tecnología (evolutivos o incidencias).
• No participan otros proveedores ni tiene presupuesto extra asignado.

Growth

Quick wins, evolución del portal. Está vinculado al Comité Operativo y al Comité Estratégico.

• Se trata de proyectos pequeños o medianos de mejora que requieren un briefing web para acreditar que se trata de una iniciativa madura.
• Pueden implicar la participación del Área de Tecnología (evolutivo o proyecto). Pueden requerir la participación de otros proveedores y necesitar un presupuesto específico.
• Se planifican y priorizan a partir de la aprobación del Comité Operativo de Seguimiento del Portal Web.

Transform

Grandes proyectos. Visión, priorizaciones y hoja de ruta.

• Son proyectos de alto alcance y de impacto político o estratégico que requieren un briefing estratégico del information owner o de algún otro sponsor. El equipo web debe ofrecer apoyo en la conceptualización y el aterrizaje de ideas.
• Suelen implicar la participación del Área de Tecnología (proyecto) y de otros proveedores, y requerir grandes presupuestos.
• Implican también transformaciones importantes.

Abarca desde el momento en el que surge la necesidad hasta su implementación. Durante todo este proceso es muy importante el acompañamiento que el equipo web ofrece al information owner como agente clave en la definición de la necesidad (briefing). Consta de cuatro grandes momentos:

1. Contacto con el equipo web
2. Clasificación de la necesidad por parte del equipo web
3. Planificación de la necesidad por parte del equipo web
4. Desarrollo de la mejora por parte de los equipos implicados

Estos principios responden a la pregunta "¿Qué ha de tener un espacio para ser publicado?". Recogen los aspectos siguientes:

1. Objetivos: los espacios web han de tener una intencionalidad que los conecte con su audiencia.
2. Públicos: hay que conocer a la audiencia y sus necesidades para vincularlas con nuestra propuesta de valor.
3. Contexto: considerar los referentes web, los KPI y el comportamiento de los usuarios determina que una solución web sea óptima.
4. User-centered: tener en cuenta las necesidades de los usuarios es clave para incrementar su satisfacción en el web.
5. Perdurabilidad: los contenidos tienen que ser sostenibles en el tiempo. La actualidad la aportarán las noticias, los ítems de agenda y las redes sociales.
6. Accesibilidad: la accesibilidad beneficia al propio web y lo hace más ligero y adaptable a diferentes dispositivos y navegadores.
7. SEO: para ser visibles en Google, hacen falta enlaces entrantes y considerar las consultas y la intención de búsqueda de los usuarios.
8. Mobile first: los contenidos diseñados a partir de una visualización móvil generan una mejor experiencia de usuario.
9. No dispersión: es mejor pocas URL estratégicas y muy trabajadas que dispersar demasiado los mensajes. La dispersión comporta un riesgo elevado de canibalización en el ranking de Google.
10. Mantenimiento sostenible: los espacios publicados tienen que ser gobernables, mantenibles y medibles. 

Este modelo prevé el análisis, tanto propio como de otros agentes del sector, de cuestiones SEO y web para que sirva como punto de partida para cualquier iniciativa de mejora del portal. Este análisis prevé los aspectos siguientes:

1. Análisis de la competencia o de otros referentes.
   1. Benchmarking
   2. Keyword research de la competencia o de otros referentes.
2. Análisis interno
   1. Analítica web
   2. SEO
   3. Comportamiento del usuario