En el día a día originamos información y documentos. Del mismo modo, necesitamos información para llevar a cabo las tareas que nos han asignado en el puesto de trabajo. ¿Qué pasa con la información que generamos? ¿Sabemos dónde podemos encontrar la información que necesitamos? ¿Tenemos identificadas las personas a las que puede ser útil la información que generamos dentro de la organización?
A menudo nos pasa que para seguir haciendo nuestro trabajo necesitamos información interna pero no sabemos dónde buscarla. ¿Qué persona o qué departamento la genera? ¿Dónde está almacenada? Seguro que estas preguntas nos son familiares. Dedicamos tiempo a buscar y encontrar dentro de la organización dónde está la información que necesitamos, dónde están los documentos que nos ayudan a seguir nuestra actividad. ¿Y si, después de perder tiempo buscando la información, al final no la encontramos? Pues la tenemos que volver a crear, aunque no forme parte de nuestro trabajo habitual, o bien tenemos que buscar soluciones que cubran las carencias. En todo caso, la consecuencia es distracción de la concentración, dispersión de nuestro tiempo y duplicación de información y esfuerzos que los restamos de otras actividades. Por lo tanto, el tiempo invertido en la busca de información influye en la eficiencia de nuestras actividades.
Hay maneras de evitar estas situaciones. Seguro que todos pensamos en softwares y sistemas informáticos destinados a almacenar información. Los datawarehouse, los business intelligence son ejemplos. Pero no son los únicos instrumentos a nuestro alcance, hay otros, aunque son menos conocidos y escasean en las organizaciones. Estos instrumentos son los mapas de conocimiento.
Los mapas de conocimiento asociados a los mapas de procesos organizativos nos facilitan la identificación del conocimiento generado en las organizaciones, quién lo origina y dónde se almacena. Por lo tanto, son una vía para localizar la información, pero también para identificar flujos de información dentro de la organización y saber a quién puede ser útil la información que generamos para crear valor. En definitiva, los mapas facilitan compartir conocimiento.
Pero ¿qué son exactamente los mapas de conocimiento? Son imágenes que presentan los procesos existentes en la organización, y dentro de cada proceso, las personas que intervienen, el conocimiento o los tipos de documentos que se generan, y donde se almacenan los datos, la información y el conocimiento que generamos en todas sus formas. Si todos estos elementos se presentan de manera enlazable, nos facilitan el trabajo, de modo que nos podemos centrar en nuestras actividades en las que aportamos valor.
La elaboración de estos mapas requiere hacer primero una auditoría del conocimiento, mediante entrevistas, encuestas y análisis de documentación interna. Estos instrumentos nos facilitan recoger información sobre los elementos que integran un mapa del conocimiento: procesos y conocimiento generado en la organización o el conocimiento necesario que no tiene la organización. El análisis de esta información nos ofrece una fotografía del flujo de información y da pautas a los responsables de gestión de la información –que no a los informáticos– para definir procesos de gestión del conocimiento.
En definitiva, la información por sí sola no crea conocimiento, ni da valor. Tener información organizada y almacenada facilita el trabajo y la creación de valor dentro de las organizaciones.
Cita recomendada
GARCIA ALSINA, Montserrat. Mapas de conocimiento: creando valor con la información. COMeIN [en línea], mayo 2016, núm. 55. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n55.1635
