La UOC disposa d'un sistema segur i integral de preservació de documents electrònics generats a partir dels procediments i tràmits entorn de l'administració electrònica i processos de negoci de les seves àrees i oficines. Aquest sistema té dos repositoris: Alejandria i iArxiu, tots dos serveis consorciats entre les diferents universitats de l'ACUP i el CSUC.
Alejandria
Alejandria és un programari de gestió documental, que funciona com a repositori dels documents electrònics amb validesa jurídica i legal. D'aquesta manera permet a l'arxiver administrar i controlar l'emmagatzematge i la preservació dels documents per tal d'acomplir els requeriments legals i els estàndards tècnics necessaris, com ara:
- seguretat i polítiques d'accés als documents
- definició de fons d'arxiu
- definició del quadre de classificació i taules d'avaluació
- resegellament de documents amb signatura digital
iArxiu
El conveni signat el març del 2013 entre la UOC i el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC) permet que els documents electrònics que es conservin al gestor documental de la UOC es puguin transferir de manera regular a l'iArxiu. Aquesta plataforma tecnològica d'arxiu digital permet la custòdia de documents electrònics a llarg termini sense que en quedi compromesa l'accessibilitat per qüestions d'obsolescència tecnològica. És, per consegüent, una eina que s'orienta a la conservació de documents electrònics que requereixen una conservació permanent i que, per tant, complementa Alejandria.
Les seves funcions principals són:
- Conservar i protegir els documents electrònics amb totes les garanties de seguretat, integritat i autenticitat.
- Garantir que els documents es conservaran de manera segura en el temps i que es podran recuperar i visualitzar en qualsevol moment.
- Garantir que les signatures electròniques que incorporen els documents seran plenament vàlides en tot moment.
| Preservació electrònica a llarg termini | |
|---|---|
Gestió documental
|
Suport tecnològic propi
|
Suport tecnològic d'integració
|
Arxiu segur
|
Gràcies a la implantació d'aquest model de gestió documental es poden implementar els procediments d'administració electrònica que necessiten una interacció més concreta amb les eines de tramitació i de signatura electrònica de la UOC.