Durant els anys anteriors a la crisi econòmica que estem patint, als EUA ja es parlava de com els processos de comunicació i d'intercanvi d'informació dins les organitzacions influïen clarament en el bon funcionament de les empreses i en la seva adaptació al mercat canviant. De fet, la gestió interna de la informació dintre de les empreses suposa una clara diferencia durant els temps crítics i difícils. Divideix en dos tipus les organitzacions: aquelles que donaran millor satisfacció als mercats i als seus clients i, per tant, perduraran en el temps, i aquelles que no sobreviuran als canvis, per no saber explotar la seva expertesa i els seus coneixements.
Quan les compres de matèria primera per a la producció, les cadenes productives i la logística estan optimitzades, ja només podem millorar el marge de beneficis en els productes i serveis d'una sola forma: l'organització interna eficient. I això passa per una bona gestió dels sistemes d’informació interns.
L'organització interna es basa en varies potes: comunicació i intercanvi d'informació eficient i fluida, i processos relacionals i productius, ben dissenyats i adequats al negoci al qual ens dediquem.
En aquest cas, el procés no deixa de ser un comportament que respon al millor aprofitament del coneixement i la informació de negoci dintre una organització.
La manera com formalment i informalment s'intercanvia informació i coneixement estratègic sobre el sector, així com també la manera més adient de treballar dintre una empresa és el punt d'inflexió per a les organitzacions, entre tenir l'oportunitat de rebaixar costos de funcionament intern o no tenir aquesta possibilitat. En conseqüència, aquesta és la via d'augmentar els guanys i els marges de benefici.
El fet de conviure amb dues comunitats informacionals diferents i no interrelacionades, com pot ser la part directiva dels equips i la part més operativa, provoca a les empreses una pèrdua de rendibilitat a l'hora de competir en els mercats, cada vegada més madurs i exigents.
En l'antic model informacional en el que la xarxa comunicativa actuava des de direcció vers els equips, és a dir de Dalt a Bix (Top – Down), es prenien decisions amb informació parcial i reduïda, que deixava pel camí coneixement imprescindible per adaptar-se al mercat, innovant i/o millorant la competitivitat.
Quan les companyies van començar a adonar-se que l'aportació d'informació i coneixement per a la innovació per part d'especialistes externs no era prou ni satisfeia les necessitats d'informació i expertesa per a la pressa de decisions estratègiques dins les empreses, es van girar els ulls vers el coneixement i els processos de generació d'informació i valor interns de l'empresa.
Es començà a estudiar el funcionament informacional, traspàs d'informació de funcionament i negoci dintre les mateixes organitzacions. Com transmetien el seu coneixement entre els col·laboradors o com es gestionaven els equips interns per desenvolupar les directives rebudes i satisfer les necessitats que la comunitat directiva de l'empresa els demaava.
Així, moltes organitzacions són conscients que existeixen dos grups informacionals, direcció i producció. Aquests tenen comportaments relacionats però separats. Gestionen coneixements i objectius amb finalitats distintes, amb mètodes i processos diferents. Comportaments informacionals, moltes vegades complementaris, però que en nombroses situacions s'ignoren mútuament encara que impactin els uns als altres i, al final, tinguin un objectiu comú, la perdurabilitat de l'empresa en el mercat.
Amb la necessitat de creació de noves formes d'actuar i d'extreure informació i coneixement per a poder millorar la competitivitat dins els mercats es va començar a “explotar” un nou univers de generació de coneixement mitjançant el model de comunicació de “baix a dalt” (Bottom–Up).
En aquest model, els grups operatius comuniquen la seva informació i formes d'enfocar i resoldre problemàtiques i d'intercanvi d'informació per a millorar la col·laboració, amb models diferents dels de direcció. En resum, s'escolta i s'aprèn d'allò que els empleats de base coneixen en relació a com es desenvolupa el negoci. Ofereixen a direcció la informació de cóm funciona la “seva part del negoci”, la seva activitat productiva i la gestió del coneixement per a poder-la desenvolupar.
Aquest dos sistemes comunicatius, d'organització i d'intercanvi d'informació, tenen sentit treballant a la vegada. Obviar un dels dos sistemes i imposar-los a tota la comunitat, té seriosos problemes d'eficiència i rendibilitat. En canvi, la combinació d'ambdós i la bona gestió dels mateixos, ofereix nombroses possibilitats de millora empresarial i d'increment dels guanys.
El model informacional combinat relaciona dues comunitats de prosumidors, que necessiten informació i coneixement procedent de l'altra comunitat per a millorar la seva activitat: els directius per a prendre les decisions més rendibles a l'hora de competir, i la comunitat operativa per a conèixer, proposar i adequar el funcionament productiu a la màxima eficiència i, per tant, aconseguir l'abaratiment de costos de negoci.
Mai com ara la informació ha representat més clarament preeminència en els mercats. Que una organització s'escolti a si mateixa i reconegui què sap fer millor que la competència, i on ha que millorar, ajuda a ser flexible dins el comportament canviant dels mercats. És el que marca la diferència entre desaparèixer i augmentar la quota de mercat.
Les relacions informacionals entre l'organització i els processos d'intercanvi d'informació bidireccional ofereixen fortalesa i eficiència a l'empresa.
Per una banda, l'oferiment del coneixement i la transparència de la informació des dels equips directius als equips operatius (Up–Down) proporciona l'oportunitat que aquests darrers generin coneixement nou iinnovador per a desenvolupar productes i serveis competitius i atractius per al mercat.
A més, el fet que des dels equips operatius (Bottom–Up) es mostrin els processos de funcionament i d'intercanvi i generació de coneixement als equips directius, dóna la possibilitat a aquests darrers de prendre decisions ràpides i adients per a una determinada situació delicada, i sortir al final, ben parats.
Per altra banda, com a entitat grupal, tots els components de l'organització assoleixen una imatge compartida de comunitat, desenvolupant el sentit de pertinença i reduint la rotació laboral interna. També s'eviten les fugides informacionals i de coneixement de negoci o el que coneixem de forma més comuna com a pirateria industrial.
En general, aquest tipus de compartició d'informació, coneixement i processos bidireccionals es poden relacionar amb el comportament informacional de les xarxes de coneixement emergents dels moviments open-source d'investigació o d'intercanvi informacional que Internet està vehiculant actualment.
L'establiment de nous canals, moltes vegades més conceptuals que físics o tecnològics, crea nous models, on clarament la compartició multilateral de la informació crea formes d'explotar el coneixent de forma altament eficient.
Traduït al món empresarial, hi ha un considerable increment dels beneficis econòmics, ja sigui directament per la innovació disruptiva, innovació incremental o simplement la millora de l'eficiència interna de les organitzacions, degut a aquest tipus d'intercanvi informacional. En conseqüència, l'abaratiment dels costos, gràcies a una bona gestió del coneixement i la informació de negoci de les empreses mateixes, es veu reflectit en el compte de resultats de la companyia.
Per a més informació sobre alguns dels conceptes i detalls de què hem parlat des del punt de vista de l'empresa, podeu consultar les referències complementàries a aquest article. El lector podrà fer fàcilment l'equivalència dels conceptes explicats en els articles amb el comportament informacional de comunitats productives i empresarials.
Per a saber-ne més:
Top-down vs. Bottom-up Management Styles
Transformation Communications Program: Assumptions and Constraints
El diseño organizativo: Enfoques y tendencias contemporáneas
Top-Down or Bottom-Up Approaches to Successful Change
Citació recomanada
MURCIANO CASINO, Rosalía. Gestió de la informació bidireccional: 'top–down' i 'bottom–up'. COMeIN [en línia], maig 2016, núm. 55. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n55.1634
