Aquest llibre és un manual metodològic de lectura imprescindible per a qualsevol persona que vulgui portar a terme una auditoria de la informació.[*] I és que aquesta activitat encara és força desconeguda entre els professionals que treballen en l'àmbit de la gestió de la informació, als quals s'adreça aquesta monografia.
L'obra es divideix en sis capítols i va acompanyada d'un CD-ROM.
El primer capítol, "Una aproximació a l'auditoria de la informació", ens defineix el concepte d'auditoria en general, com a procés de control intern i de diagnosi global al qual s'han de sotmetre les organitzacions, sobretot les que actuen amb finalitat de lucre, però també i cada vegada més les no lucratives. Les auditories més comunes són les comptables (o externes) i les auditories de gestió (o internes), tot i que també es fan auditories de la formació, la qualitat, el màrqueting... En aquest context, els serveis d'informació també són susceptibles de ser auditats, encara que tradicionalment la pràctica més habitual d'anàlisi del servei han estat els estudis d'usuaris i els processos d'avaluació. L'auditoria de la informació és un procés molt més extens d'anàlisi i mira de millorar l'ús de la informació dins l'organització. Malgrat que conceptualment es defineix per primera vegada el 1982, no és fins als darrers anys que es poden trobar experiències d'aplicació. En aquest capítol hi ha diferents definicions del concepte, que s'amplien al llarg de l'obra i a les quals cal afegir la que estableix Alfons Cornella al pròleg del llibre: "Una auditoria de la informació és bàsicament un procés d'identificació i avaluació dels recursos d'informació necessaris per a complir amb els objectius de l'empresa".
El segon capítol, "Utilitat de l'auditoria de la informació", explica el benefici que representa per a l'organització aquest tipus d'auditoria, per què cal auditar, i esmenta alguns dels possibles àmbits d'aplicació d'aquesta metodologia: en el marc de la planificació i l'avaluació de serveis d'informació, en el marc de la redefinició de l'estratègia corporativa, etc. Així mateix, es detallen dos tipus d'auditoria de la informació: l'auditoria global o estratègica, que tracta tots els elements relacionats amb la informació dins una organització, i l'auditoria parcial o operativa, que se centra en un departament, procés o funció de l'organització.
El tercer capítol, "L'auditoria com a metodologia de diagnosi global", subratlla la importància de conèixer l'organització que s'ha d'auditar. Se citen algunes definicions d'organització elaborades per teòrics del management, com Lucey o Mintzberg, i s'exposa quins elements mediambientals afecten l'organització, externs (clients, competidors, condicionants polítics, socials, etc.) o interns (estructura i cultura corporatives), i quins conceptes estratègics (valor, missió, objectius, estratègia...) impacten en la manera en què una organització gestiona la seva informació i el valor que hi atribueix.
El capítol quatre, "Fases de l'auditoria de la informació", és, com indica el seu nom, una relació pas a pas de les fases que cal seguir per a dur a terme una auditoria de la informació. És el capítol més llarg del llibre i el més metodològic, en la mesura que, en si mateix, és una guia dirigida d'actuació. En primer lloc s'han d'analitzar les necessitats d'informació de l'organització, un fet que permet una primera aproximació al valor de la informació en el negoci bàsic de l'organització. En segon lloc, i clau per a garantir l'èxit de l'auditoria, és aconseguir el suport de la Direcció i també del personal. Els passos que s'han de fer a continuació són quatre: planificar l'auditoria (metodologia que se seguirà, criteris per a auditar, personal clau en el procés, qui farà l'auditoria); començar el procés d'auditoria amb un estudi de les àrees que s'han d'analitzar i la recopilació i el processament de les dades; analitzar i interpretar els resultats i formular recomanacions, si escau, i, a l'últim, presentar els resultats a partir d'un informe final d'auditoria i implantar les directrius recomanades. Finalment, com en qualsevol altre procés estratègic, l'auditoria de la informació necessita un seguiment i una planificació periòdica de manera que sigui incorporada com un estàndard cíclic en el procés de gestió.
El capítol cinc, "L'auditoria de la informació al servei de la gestió estratègica de la informació", tracta de la influència que l'auditoria de la informació pot tenir a l'hora d'establir una política d'informació i una estratègia en matèria d'informació en l'àmbit corporatiu. A més, ha de permetre determinar el valor de la informació en l'organització de manera que sigui un actiu per a incorporar al balanç de l'organització.
El sisè capítol, "Cas pràctic: RGM Consulting", és, com assenyala el títol, un cas aplicat que permet veure, a tall d'exemple, com es desenvolupa una auditoria de la informació en una organització fictícia. Mira de fer reflexionar el lector sobre la idoneïtat d'aplicar l'auditoria en determinats contextos, entendre les fases del procés i identificar-ne els diferents components.
Al final del llibre hi ha set annexos amb lectures d'acompanyament i exemples de qüestionaris de satisfacció d'usuaris i auditoria.
La bibliografia inclou un centenar d'entrades, per la qual cosa esdevé la compilació més completa que hi ha sobre aquesta matèria avui dia, i amb la particularitat que, tal com es va dir en la presentació del llibre, la majoria dels títols tracten de l'auditoria de la informació però amb altres denominacions, de manera que és especialment difícil la seva recuperació.
Per a completar encara més el llibre, conté un glossari que defineix més de cinquanta conceptes clau, i també un índex analític d'autors i matèries esmentats en el corpus teòric de l'obra.
El CD-ROM inclou el text base del llibre juntament amb continguts addicionals que no es troben a la versió en paper i que aporten vivor a un material d'una temàtica eminentment pràctica. Incorpora un gran nombre de vídeos, esquemes, il·lustracions, exemples i enllaços a recursos externs, i també un cercador, cosa que permet accedir al contingut del llibre de manera aleatòria, a més de la seqüencial.
Aquesta obra és editada per l'Editorial UOC i és la darrera novetat publicada de la col·lecció "Biblioteca Multimedia", i l'única obra de la sèrie "Documentación".
Cristina Soy, autora de la monografia, és responsable del Servei d'Informació i Documentació de Caixa Holding, S.A., professora associada de la Facultat de Documentació de la Universitat de Barcelona i consultora dels Estudis de Ciències de la Informació i de la Comunicació de la UOC, a més d'autora del material de l'assignatura que dóna títol al llibre. Ha publicat alguns articles en revistes professionals de l'àmbit de la documentació, tant nacionals com internacionals.
El llibre és prologat per Alfons Cornella, destacat infonomista i innovador permanent.
Una de les múltiples raons per les quals es recomana llegir el llibre de Cristina Soy és perquè, com diu la mateixa autora en la introducció, som al davant de "la primera monografia referent a l'auditoria de la informació publicada a Espanya" i tracta una qüestió complexa: com es fa servir la informació en una organització i quina informació resulta clau per al seu funcionament òptim.
En l'era de la teoria s'agraeix especialment l'aparició d'aquesta guia pràctica i metodològica. La publicació d'aquesta obra és un pas endavant en la difusió de l'auditoria de la informació i la seva correcta aplicació, una garantia d'èxit per a la gestió de la informació en les organitzacions.
|
|
|
|
|
| [*]
Ressenya publicada a la revista El Profesional de la Información, vol. 12, núm. 3. |
|
CASALDÀLIGA, Núria (2003). Ressenya del llibre Auditoría de la información: análisis de la información generada en la empresa de Cristina Soy [ressenya en línia]. UOC. [Data de consulta: dd/mm/aa].
<http://www.uoc.edu/web/cat/articles/casaldaliga0703/casaldaliga0703.html>
|
|
 |
|
[Data de publicació: setembre de 2003]
|
|  | |
