¿Cómo será la oficina pos-COVID-19?

Se calcula que un 80% de las empresas españolas ha incrementado el teletrabajo con el fin de conseguir que su actividad se resienta lo menos posible ante esta crisis, según una reciente encuesta del Banco de España. Muchas empresas se plantean seguir con esta modalidad hasta pasado el verano, cuando la crisis sanitaria esté más controlada, pero ¿cómo será la oficina pospandemia? «Parece evidente que el miedo a la COVID-19 nos llevará a un modelo de oficina de tipo "panal de abejas", en la que cada trabajador quede aislado de sus compañeros», afirma Miguel Arenas, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC. Muy diferente a la idea de diseño de planta abierta u open plan con espacios absolutamente diáfanos que se implantó en los últimos años para mejorar el rendimiento y la comunicación entre los trabajadores.

De vuelta a la oficina en «panal de abejas»

Ante una pandemia tan compleja y con una tasa de reproducción tan alta, los paneles, las barreras o las mamparas se convertirán en un recurso necesario. «Ante la situación de crisis sanitaria, las empresas se verán obligadas a utilizar barreras físicas para mantener una separación efectiva entre los puestos de trabajo cuando no se pueda garantizar la distancia mínima de dos metros entre los trabajadores», afirma Arenas. Según un estudio llevado a cabo en Dinamarca a más de 2.400 empleados, a medida que aumentaba la cantidad de personas que trabajaban en un mismo espacio, también crecía el número de empleados a los que se daba la baja médica. Los que trabajaban con más de seis personas registraban un 62% más de días de ausencia por enfermedad.

«Volverá a tenerse en cuenta el "síndrome del edificio enfermo" y a corto y medio plazo tendrán un peso relevante los protocolos de limpieza y desinfección en las oficinas y en los espacios comunes, así como las mejoras y las revisiones continuas de los sistemas de filtración de aire», afirma Iván Ciudad Valls, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC.

Pero no solo las oficinas, los espacios comunes como la cantina, los baños o los ascensores deberán cambiar y adaptarse a la nueva situación. «Las zonas comunes pasarán por una modificación temporal más rígida en su gestión, tendrán una limitación y un control de aforo y posterior limpieza y desinfección», advierte Ciudad. En esta línea, Arenas afirma que dentro de los ámbitos de trabajo se deberá hacer un uso racional de los espacios que impida aglomeraciones. Por ejemplo, se acabará el compartir ascensor y es muy probable, según los expertos, que se utilice solo de subida y que la bajada se haga por las escaleras.

Volver por turnos y en oficinas más pequeñas

Para evitar aglomeraciones y ante un teletrabajo puesto en marcha casi como un experimento, muchas empresas impulsarán los turnos rotativos y progresivos de presencialidad. «En principio se incorporará un porcentaje de la plantilla que se aumentará gradualmente, y se retrasará la incorporación de las personas especialmente sensibles y de las que convivan con personas vulnerables», explica Ciudad.

La situación del estado de alarma determinará la vuelta a las oficinas y será el Estado o las propias comunidades autónomas las que marcarán las pautas mínimas de vuelta a los despachos. «Esta se hará ordenadamente y evitando la presencialidad y la coincidencia de toda la plantilla, que son las medidas de prevención más eficaces y coherentes», considera Arenas.

De hecho, empresas como Google ya se plantean tener oficinas más vacías, no solo en modo de desescalada, sino también a largo plazo. Oficinas con menos trabajadores permiten escoger espacios con menos superficie y, por tanto, más baratos, lo que significa un alivio económico para las empresas. «Pero la compañía no podrá imponer obligatoriamente quién debe hacer teletrabajo», advierte Pere Vidal, profesor colaborador de los Estudios de Derecho laboral de la UOC que añade, «si el teletrabajo no forma parte de la descripción inicial del puesto, y el empleador hace una oferta de teletrabajo, el empleado puede aceptar o rechazar la oferta (voluntariedad), pero no se le podrá imponer, ni tan siquiera con un procedimiento de modificación sustancial de condiciones de trabajo».

Fichar en el trabajo telemáticamente y jornadas de cuatro días

Parece lógico que la manera de fichar también evolucione. «Se eliminará temporalmente la huella biométrica y se utilizarán cada vez más tarjetas de acceso sin contacto e incluso aplicaciones», afirma Ciudad. Diferentes sindicatos y empresas están lanzando propuestas para promover las jornadas laborales de cuatro días. «Es muy probable que muchas empresas se planteen que las jornadas sean continuas o incluso que se implementen jornadas de cuatro días», afirma Ciudad. «Los beneficios de reducir la jornada laboral son muchos: mejor calidad de vida para el trabajador, más ocio, conciliación personal y familiar y dedicación a proyectos de pequeño emprendimiento», afirma Antonio Fernández García, profesor de los Estudios de Derecho y Ciencia Política de la UOC. Según una encuesta a más de 2.000 empleados y 500 empresarios ingleses, el 77 % de los trabajadores veía un vínculo claro entre una jornada de cuatro días y una mejor calidad de vida.

¿Obligación de la empresa o deber del trabajador?

El 21 de mayo entró en vigor por orden del Gobierno español el uso obligatorio de la mascarilla en la vía pública para toda la población mayor de seis años. Pero en la oficina, ¿es obligatorio su uso? «No es imprescindible usar mascarilla durante la  jornada laboral si el tipo de trabajo no lo requiere y si se mantiene la distancia interpersonal», explica Vidal. En todo caso, son las propias empresas las que deberán evaluar el riesgo de exposición en el que se pueden encontrar las personas trabajadoras en cada una de la tareas diferenciadas que llevan a cabo y seguir las recomendaciones que sobre el particular emita el servicio de prevención, así como las pautas y recomendaciones formuladas por las autoridades sanitarias.

El coste de las mascarillas y los guantes o de otras medidas de seguridad y salud no deberá recaer sobre los trabajadores. «El empresario deberá proporcionar a sus trabajadores equipos de protección individual adecuados para el desempeño de sus funciones y velar por su uso efectivo cuando estos sean necesarios», afirma Vidal.

Dentro de este plan de medidas para evitar contagios, las empresas pueden imponer ciertas medidas que se deben valorar bajo el prisma del deber y el derecho del trabajador. ¿Puede la empresa pedir a los trabajadores que se sometan a la prueba de la COVID-19? «La prueba no se puede imponer obligatoriamente, sino que se puede ofrecer a los empleados y estos aceptarla voluntariamente; así el trabajador puede rechazar someterse a la prueba, sin sanción o represalia alguna por su decisión», confirma Vidal.

¿Y si al volver a la oficina la empresa pidiera un informe médico al trabajador? «Es legal si forma parte del plan de medidas de prevención de riesgos de la empresa. El empleador está legitimado únicamente a saber si una persona presenta síntomas de COVID-19 o ha contraído la enfermedad, a los efectos de controlar el riesgo de contagio del resto de la plantilla, pero si pide más información o datos que no estén directamente relacionados con esta enfermedad, resultaría desproporcionado», afirma  Eduard Blasi, profesor colaborador del posgrado de Protección de Datos de la UOC.

Declaración jurada y cámaras de temperatura sí, pero con límites

«La empresa, por ejemplo, puede impulsar, dentro de su plan de prevención, una declaración jurada para saber si el trabajador está infectado o no, y que se firmaría antes de entrar en un edificio o recinto empresarial», advierte Blasi, experto en protección de datos. Añade que se pueden hacer preguntas sobre el estado de salud del trabajador, pero que deben ser «las mínimas e indispensables para detectar la existencia de síntomas relacionados con la COVID-19, si el trabajador ha sido diagnosticado como contagiado o sometido a cuarentena. Cualquier cuestionario extenso de salud podría ser desproporcionado y contrario a la norma».

Otro de los recursos legales a los que puede recurrir la empresa es el uso de cámaras de temperatura en las oficinas. «Aunque es legal, conlleva el tratamiento de datos personales y de salud, que son una categoría de datos especialmente protegida». Este tratamiento se encuentra legitimado por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, pero se debe efectuar de conformidad con los principios del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). «Se debe ejercer con el único fin de detectar a  personas contagiadas, y limitarlo al tiempo que perdure la alerta sanitaria o al que consideren necesario los servicios de prevención de la empresa», explica Blasi.

Aun así, cualquier dato biométrico del trabajador «que vaya más allá de la mera captación de la temperatura a efectos de control de accesos o permitir la grabación o conservación de dicha información por parte de la empresa podría resultar ilegal», concluye Blasi.