Así es la reunión perfecta: corta, preparada previamente y moderada por una sola persona

Perdemos más tiempo que nunca en reuniones. Y, sin embargo, no siempre son imprescindibles. De hecho, cuando esas reuniones están mal organizadas provocan un gasto económico para la empresa: se calcula que las reuniones improductivas hicieron perder a las empresas en 2019 alrededor de 457.000 millones de dólares solo en Estados Unidos y Reino Unido. Son las cifras que ha calculado Doodle, una herramienta de planificación en línea, tras realizar un estudio basado en 19 millones de reuniones y más de 6.500 entrevistas a profesionales.

¿Por qué entonces la fórmula del encuentro con compañeros y jefes sigue siendo una herramienta fundamental en cualquier empresa? En España, según el estudio de WorkMeter, de las más de 9 horas de media que pasamos en el trabajo, el 24 % se utiliza para llamadas, trabajos administrativos y reuniones, y estas últimas ocupan una parte importante de nuestro tiempo. Solo en Estados Unidos se celebran al día alrededor de 55 millones de reuniones, según estimaciones de Steven Rosenberg, consultor y autor de La sorprendente ciencia de las reuniones (Editorial Tébar Flores).

La razón de que se siga apostando por las reuniones es que no todas ellas son inútiles. Según los expertos, la mala fama de los encuentros laborales improductivos ha perjudicado a las reuniones que verdaderamente aportan beneficios. «Las reuniones siguen siendo una herramienta fantástica para tomar decisiones en grupo o generar ideas nuevas», señala Manel Fernández Jaria, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). «Apoyarnos en las opiniones de los demás muchas veces mejora nuestra perspectiva de las cosas, el trabajo cooperativo nunca puede ser despreciado para hacer crecer un proyecto. No obstante, para que las reuniones consigan su objetivo deben cumplir algunas normas de diseño y gestión que, en caso de no aplicarse de forma sistemática, pueden provocar que sean una verdadera pérdida de tiempo», explica.

Así, para que una reunión sea eficaz y no haga perder el tiempo a nadie, debe cumplir las siguientes características:

• Breve. No hay una cantidad de minutos estándar para una reunión. Todo dependerá del tema que hay que tratar, del número de personas convocadas, del tiempo disponible… Sin embargo, sí hay una regla de oro para aplicar a la duración de cualquier reunión, y es que cuanto más corta, mejor. «La atención es un recurso escaso que debemos utilizar con mucho cariño e inteligencia», señala el profesor Manel Fernández Jaria. «Cuando no somos capaces de generar ideas nuevas o diferentes y centramos los esfuerzos en desmontar los argumentos de los otros, además de cuando no somos capaces de observar cómo podemos mejorar nuestras argumentaciones, puede que estemos demasiado cansados para seguir, o que el ego personal esté gobernando nuestros pensamientos. Seguro que ese es un buen momento para dejar la reunión para otro día», comenta.

• Bien organizada. Un estudio publicado en Decision Sciences comparó las reuniones formalmente convocadas con la comunicación informal de mensajes electrónicos y llamadas telefónicas en 73 fábricas industriales de 18 países. La conclusión fue que las reuniones bien organizadas y preparadas fueron mejores herramientas para prevenir problemas que los mensajes electrónicos informales y las llamadas telefónicas. Pero la clave para que todo funcione está en preparar la reunión antes, hacer un buen desarrollo y continuar con un seguimiento después de la reunión. Como explica el profesor de la UOC, antes de la reunión es necesario cerciorarse de que el encuentro es imprescindible porque es el método más eficaz para el objetivo marcado, y de que las personas convocadas son realmente las que deberían reunirse. Después debe definirse un moderador que guíe el encuentro, marcar un objetivo, pedir a los participantes que lleven sus aportaciones preparadas y establecer fecha y lugar.
  Durante la reunión hay que «recordar entre todos los valores corporativos, trabajar para establecer acuerdos personalizados con un responsable individual y directo, y acabar con un resumen para recordar los acuerdos tomados», explica Manel Fernández Jaria, que añade que lo ideal después es enviar una comunicación con los acuerdos y hacer un seguimiento de estos.

• En el formato adecuado. La sala de reuniones de la compañía puede ser el lugar perfecto para el encuentro… o no. Las llamadas walking meetings, de las que Steve Jobs se declaraba fan incondicional, pueden ser adecuadas dependiendo de las circunstancias. «Caminar juntos ayuda a mejorar la salud con una actividad física accesible a todos. Ir a este tipo de reuniones nos predispone en positivo, son sugerentes y generalmente pueden provocar insights muy interesantes. Además de mejorar la percepción de bienestar en el trabajo, genera complicidades, mejora la comunicación y reduce las distinciones jerárquicas, lo que nos permite ser más auténticos», señala Manel Fernández Jaria. Según el estudio Give your ideas some legs: the positive effect of walking, caminar no solo es saludable, sino que estimula la generación de ideas nuevas, un efecto beneficioso para cualquier reunión.

Cuándo debemos renunciar a una reunión

Aunque las reuniones cumplan su objetivo cuando se han preparado adecuadamente, en ocasiones podemos elegir otras alternativas. «Falta conocer otras herramientas para comunicar y tomar decisiones. Si la única herramienta que conoces es un martillo, todo lo querrás arreglar a martillazos. Pues con las reuniones pasa lo mismo. Existen muchas técnicas para comunicar información, recabar las opiniones de los colaboradores, tomar decisiones consensuadas, etc. Algunas requieren la presencia síncrona de todos los participantes, pero otras no», explica Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC. Entre las tareas que no requieren una reunión, a pesar de que habitualmente se convoquen por su causa, se encuentran las siguientes:

• Preguntar por el estado de un proyecto. «Cuando quieras obtener información actualizada del estado de un proyecto, pide informes individuales a los miembros de tu equipo en lugar de celebrar una reunión. Probablemente no necesitan saber en qué están trabajando los demás», apunta Rimbau Gilabert.

• Hacer saber a los empleados una noticia. Como explica la profesora de la UOC, no es necesario organizar una reunión para anunciar algo o informar de ello. El correo electrónico sirve perfectamente para este propósito. «Pero no tiene por qué enviarse un texto. Puedes grabar una breve presentación en vídeo y enviarla. Si crees que tu correo pasará desapercibido, puedes enviar mensajes de seguimiento y pedir un acuse de recibo para asegurarte de que todo el mundo reciba la información», afirma.

• Recopilar las primeras ideas sobre un proyecto. El brainstorming puede beneficiarse del cara a cara, pero solo funciona cuando se ha podido pensar en el tema de antemano. «Se puede crear un documento colaborativo donde todos los implicados puedan apuntar sus ideas iniciales. Se convocaría la reunión en una segunda fase para ampliar y debatir las ideas generadas», explica Eva Rimbau Gilabert.

• Crear un ambiente de equipo (teambuilding). Para la profesora de la UOC, si el objetivo es mejorar el ambiente del equipo, es preferible compartir alguna situación más social y distendida —desde ir a comer juntos hasta participar en una actividad lúdica— que organizar una reunión.

• Conocer mejor al equipo. Según el libro de unos investigadores en ciencia política y sociología del trabajo de las universidades de Malmö y Lund (Suecia), las reuniones de trabajo pueden ejercer para los empleados el papel de una terapia de grupo en la que estos expresen sus frustraciones o reciban el reconocimiento de los demás, por lo que pueden servir para conocer bien a los trabajadores. Sin embargo, según Eva Rimbau Gilabert, si lo que se quiere es establecer un clima de confianza, no es necesario agendar reuniones: «Es preferible mantener conversaciones informales en las que los trabajadores puedan comentar si algo les preocupa o les interesa, demostrando que los canales de comunicación con los superiores siempre están abiertos».