«Hemos acelerado en tres meses aspectos tecnológicos que teníamos que desarrollar en tres años»

 

A pesar de su condición eminentemente digital, la UOC también ha tenido que adaptarse a la llegada de la COVID-19 con cambios tecnológicos importantes. Desde garantizar la operatividad de todos los empleados trabajando desde casa, hasta completar con éxito la primera evaluación final 100 % digital de la historia de la universidad. Era un gran reto que, a pesar de algunos obstáculos inesperados, ha permitido a la UOC acelerar el proceso de digitalización. El director del Área de Tecnología, Ricard Mateu, lo explica en esta entrevista.

 

 

A pesar de su condición eminentemente digital, la UOC también ha tenido que adaptarse a la llegada de la COVID-19 con cambios tecnológicos importantes. Desde garantizar la operatividad de todos los empleados trabajando desde casa, hasta completar con éxito la primera evaluación final 100 % digital de la historia de la universidad. Era un gran reto que, a pesar de algunos obstáculos inesperados, ha permitido a la UOC acelerar el proceso de digitalización. El director del Área de Tecnología, Ricard Mateu, lo explica en esta entrevista.

 

En parte sí. Lo más importante era garantizar que nuestros alumnos continuaran aprendiendo y, como ellos ya se movían en ese entorno virtual, teníamos puntos a favor. Ya estaban equipados tecnológicamente y adaptados al entorno. Pero en el ámbito tecnológico se presentaron muchos otros retos a la hora de mantener el funcionamiento normal de la universidad. El primero, que, en cuestión de cuatro días, con un fin de semana en medio, tuvimos que preparar el sistema para que todos los trabajadores pudieran hacer teletrabajo. El jueves 12 de marzo nos dijeron que nos preparáramos para tenerlo todo listo para el lunes. Fueron días muy intensos. El equipo de tecnología de la UOC hizo un gran esfuerzo, pero también los socios (partners) con quienes trabajamos habitualmente.

Dimensionando las infraestructuras que permiten hacer el teletrabajo y adaptándolas. En menos de 72 horas aumentamos la capacidad de los sistemas un 50 % y el lunes todo el mundo pudo conectarse desde casa y hacer el 90 % de sus tareas. La minoría no cubierta fueron funciones esporádicas que no afectaban a la operativa del día a día y se solucionaron más adelante.

Nunca antes habíamos tenido a toda la plantilla teletrabajando y el volumen de teleconferencias se ha multiplicado por cuatro durante este periodo. Por suerte, hace ya unos años que hemos subido muchas de nuestras herramientas a la nube y son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, tenemos una suite de Google que nos permite trabajar de manera colaborativa. La madurez que tiene la nube, y nosotros en su adopción, nos ha permitido desplegar estas soluciones con agilidad, y esta ha sido la clave del éxito. Nos basamos mucho en Amazon Web Services, desplegando escritorios virtuales en la nube con una capacidad de crecimiento y una elasticidad impresionantes. En otras condiciones, no sé si habríamos sido capaces de hacerlo.

Antes del coronavirus nuestros trabajadores ya hacían, dependiendo del caso, entre un 20 % y un 60 % de la jornada en teletrabajo, por lo que ya tenían un cierto equipamiento en casa que se lo permitía. Por eso no tuvimos que hacer compras masivas como otras universidades o empresas. Más adelante, cuando se vio que esto iba para largo y la UOC apostó por la virtualidad como mínimo hasta mediados de septiembre, montamos junto con el Área de Servicios Generales el sistema de cesión de equipamientos en préstamo, para garantizar las condiciones de trabajo de las personas de la UOC en su casa, tanto desde el punto de vista del equipamiento tecnológico como del ergonómico. Una cosa es trabajar en casa uno o dos días y la otra es hacer toda la jornada laboral en ella.

Tecnológicamente, este ha sido el principal reto que hemos tenido en esta etapa de no presencialidad. Parte de la tecnología que se utiliza para las pruebas tiene diez o quince años de vida y servía para las pruebas finales virtuales de los estudiantes residentes en el extranjero, pero no estaba pensada para este gran volumen de exámenes. Hacían unas 3.000 pruebas cada año y ahora teníamos que multiplicarlo por diez, hasta las 30.000. Pero no nos preocupaba tanto la cifra global como el pico de estudiantes que habría conectados a la vez para descargarse un examen. Lo resolvimos con unas arquitecturas híbridas en las que estaba nuestro sistema antiguo para ejecutar toda la lógica de las pruebas, pero con la parte más expuesta, el primer acceso del estudiante, montada sobre la nube para absorber este pico de concurrencia. El trabajo de arquitectura tecnológica creo que ha sido magistral.

La tecnología fue un elemento clave sin el cual no se habría podido hacer todo esto, pero también ha habido un gran trabajo por parte del profesorado, que ha tenido que cambiar el proceso de evaluación, y del equipo de Servicios Académicos, que ha tenido que hacer una nueva ingeniería del proceso. Ha sido un gran reto no planificado resuelto en dos meses y medio. Y eso que hubo problemas añadidos imprevistos.

Nuestro sistema se basaba en un reconocimiento facial automático a partir de patrones biométricos que nos daba garantías que quien hacía la prueba era la persona que teníamos acreditada como estudiante. Pero las agencias de protección de datos emitieron dictámenes más restrictivos contra estos sistemas, que invalidaban nuestro sistema y nos forzaban a replantearlo para, evidentemente, cumplir con la nueva normativa y respetar los derechos y los datos de nuestros estudiantes.

Optamos por un sistema que sí capta imágenes durante la prueba, pero no utiliza patrones biométricos ni ningún tipo de reconocimiento automático de imágenes. Tuvimos que prescindir de la inteligencia artificial y optar por un modelo más manual, con un equipo de personas que hace una verificación de la persona que está haciendo la prueba con la imagen del DNI del estudiante, con el gasto de personal y coordinación que ello supone. Fue todo un reto porque ponía en tensión el propio diseño de todo el proceso.

Hicimos una aplicación de mensajería instantánea en la nube que permitía a los estudiantes hacer consultas sobre el contenido y el funcionamiento de la prueba. Además, si surgía algún aspecto que afectaba de manera global, permitía difundirlo a todos los estudiantes. Lo hicimos en pocos días y durante las pruebas finales se procesaron unos 20.000 mensajes.

Sí. Se comparaba cada prueba con el resto de exámenes, con un catálogo de fuentes externas y con los trabajos entregados anteriormente por los estudiantes. Esto dota de mayor solidez y rigor el proceso. Se aplicaban algoritmos para identificar las pruebas con un elevado riesgo de ser consideradas plagio y se enviaban a un grupo de expertos de la Oficina del Vicerrectorado, que hacía un primer cribado. Después, los profesores de la asignatura acababan de hacer el dictamen.

Algunos, pero no muchos. Un porcentaje bajo que entra dentro de la normalidad y nos da garantías para seguir esta línea en el futuro. Si no hubiera habido ninguno, algo no habría funcionado bien, porque hay intentos de plagio incluso en las pruebas presenciales. Encontrar plagios en exceso también habría sido un fracaso del sistema.

Tener el 100 % de las pruebas en línea es, claramente, un paso en la dirección de futuro que teníamos que emprender, porque completa nuestro modelo de universidad digital de extremo a extremo. Hemos acelerado en tres meses lo que teníamos que hacer los próximos tres años. Hemos avanzado de manera excepcional por motivos excepcionales, pero hemos marcado nuestra línea de futuro.