Reuniones improductivas: un coste para la empresa y una frustración para el trabajador

«Están mal planificadas, no tienen un enfoque concreto y tampoco una estructura que garantice que el trabajo se llevará a cabo», afirma uno de los encuestados del estudio, que cuenta con más de mil trabajadores de 41 países diferentes. Menos de la mitad de los encuestados describe las reuniones como “efectivas” o como ejemplo de buen uso del tiempo. Para Rimbau, los puntos negativos más comentados son la falta de una estructura clara del encuentro, una elección inapropiada de los convocados a la reunión y la duración.  

Un mal extendido

Según los datos de Atlassian, los trabajadores americanos tienen de media 62 reuniones al mes. De las horas dedicadas 31 son considerados una pérdida de tiempo. Esto se traduce en 33 billones de euros de coste salarial en reuniones innecesarias para las empresas. «Una reunión ineficiente tiene costes -afirma Rimbau- no solo a escala económica por el tiempo que el trabajador ha dedicado, por el trabajo que podría haber realizado y por el perjuicio para su motivación». En cambio, cuando las reuniones funcionan bien y se logran mejor los objetivos, los trabajadores se sienten más capacitados y competentes y mejora su compromiso con la organización.

¿Cómo mejorar los resultados de una reunión?

Rimbau propone cinco prácticas para conseguirlo:

1. Organizarla correctamente: distribuir un orden del día por anticipado, explicitar los objetivos, explicar a cada individuo por qué se le invita y cuál se espera que sea su contribución. Esto mejorará la motivación de las personas para asistir a la reunión y «hacerlo bien», lo cual a su vez estimula a prepararse a fondo para la reunión y participar en ella de manera más eficaz. Algunos informes sugieren que el mejor día para convocar una reunión son los martes, ya que se considera el más productivo de la semana mientras que la mejor hora es a media mañana.
    
2. Vigilar los aspectos más tangibles: empezar y acabar con puntualidad, que las instalaciones sean adecuadas y que la tecnología funcione adecuadamente.
    
3. Liderarla correctamente la reunión: debe haber un responsable claro que centre la discusión, haciendo explícitos los objetivos de la reunión y evitando que los discursos se desvíen demasiado del tema; debe alentar la participación de todos, retornar información después de la reunión y hacer seguimiento de lo acordado y de su posterior ejecución. «Debe ir con cuidado para evitar la comunicación unidireccional (solo él o ella habla y el resto escucha) y no utilizar nunca las reuniones para criticar de manera no constructiva o generar conflicto», afirma Rimbau. «El sentido del humor y un poco de conversación informal inicial pueden ayudar a establecer el clima adecuado», explica.
    
4. Mostrar una actitud positiva por parte de los participantes: la motivación y el respeto por las aportaciones de los otros son clave. Para la experta en recursos humanos, es importante que estas actitudes sean auténticas, puesto que si los asistentes ponen buena cara para quedar bien delante de los directivos presentes, no habrá un verdadero compromiso con las decisiones que resulten de la reunión. Para conseguirlo, es necesario que los jefes establezcan un clima de confianza.
    
5. Obtener un "output": hay que demostrar que la reunión ha servido para  algo. Hacer un acta de los temas tratados y acordados, de las decisiones tomadas y las responsabilidades asignadas a cada trabajador, y hacer un seguimiento de los objetivos o tareas que han se han extraído.
    

Reuniones de pie

Algunas empresas tecnológicas, como Apple y Google, o centros hospitalarios, han puesto de moda en los últimos años las reuniones de pie. Estas implican a diferentes personas y equipos de la empresa, están programadas de manera regular, generalmente son diarias con un tiempo concreto, no duran más de 15 minutos.

«Cuando los invitados están sentados, las reuniones automáticamente se alargan», afirma Rimbau. «Con este tipo de encuentros se hace un uso más eficiente del tiempo» añade. Según el estudio The  daily stand-up meeting, la valoración de estas reuniones entre los trabajadores es muy positiva. Los dos factores más valorados son que los miembros del equipo obtienen una visión general de lo que otros estaban haciendo y se les brinda la oportunidad de discutir y resolver problemas. «Son óptimas porque permiten a los trabajadores hablar de lo que hay que hacer en el futuro más que de lo que se ha hecho en el pasado y de como superar los problemas que se prevén», concluye Rimbau.