Después de un año de pandemia, los eventos han tenido que transformarse. Los actos presenciales han debido aplicar todas las medidas de prevención para evitar los contagios, mientras que, en otras ocasiones, la alternativa ha sido convertirlos en actos virtuales. Sin embargo, al pensar en los eventos del futuro, los expertos consideran que se consolidará un nuevo formato: los eventos híbridos.
Un evento híbrido es aquel que tiene lugar en un espacio físico, pero al que también asiste la audiencia en línea. Algunas de las ventajas de esta modalidad –del mismo modo que pasa con los virtuales– son:
- Llegar a audiencias mucho más amplias, ya que no se obliga a los asistentes a desplazarse a un sitio concreto.
- Una mayor sostenibilidad.
- Una reducción de costos.
- Una mayor trazabilidad del comportamiento de los asistentes y el feedback en tiempo real.
- La mayor perdurabilidad del contenido, que puede quedar registrado y disponible en línea, con la consiguiente amplificación de la audiencia a posteriori.
Aunque se prevé que la organización de eventos presenciales –por la fuerza de la comunicación en vivo implícita en la interacción humana– repunte una vez superada la pandemia y a pesar del potencial de los eventos virtuales (tal y como ya se comentó en un artículo anterior), los expertos consideran que los eventos híbridos serán clave para la recuperación del sector, gracias a todas las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías y a la predisposición de las nuevas generaciones a interactuar en entornos digitales. Así lo manifestaron los ponentes que participaron en el debate coloquio sobre «El impacto de la COVID-19 en la comunicación corporativa, el protocolo y la organización de eventos», que se celebró el 1 de diciembre de 2020, organizado en el marco del Máster Universitario de Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), y del cual se puede ver un vídeo resumen.
Los actos híbridos, a diferencia de los virtuales, se caracterizan por celebrarse parcialmente en un espacio físico. Los ponentes, incluso parte del público, pueden estar en un lugar de forma presencial –incluso en diferentes espacios–, mientras que el resto de asistentes se conectan de forma virtual. Generalmente, la actividad presencial se organiza en un espacio diseñado como un plató de televisión y se retransmite el directo a la audiencia conectada a internet. Sin embargo, un evento híbrido no se puede confundir con una simple retransmisión por streaming. Un acto híbrido se ha de diseñar específicamente teniendo en cuenta el formato y aplicando los puntos fuertes de la modalidad presencial y en línea. En cualquier caso, será necesario emplear grandes dosis de creatividad y de visualización en clave audiovisual (guion, storytelling, presentador, plató, cámaras, iluminación, música...).
En este sentido, uno de los aspectos más importantes para tener en cuenta en la organización de los actos híbridos es velar por la interactividad entre los asistentes. Es decir, no caer en el error de centrar toda la atención en lo que sucede en el espacio físico, tratando a los asistentes conectados virtualmente como simples espectadores. El objetivo es conseguir que todos se sientan tenidos en cuenta igualmente y que se involucren del mismo modo en el acto, o sea, lograr por parte de todos un alto grado de engagement.
Los avances tecnológicos ponen a disposición de los organizadores de eventos herramientas que ayudan a salvar esta distancia entre lo que pasa en el entorno físico y el virtual. Hasta ahora, las relaciones más informales que se producían de forma natural en los actos presenciales (networking, coffee breaks, etc.) eran las debilidades más destacadas de los actos virtuales e híbridos. Para minimizarlas, hay que implementar herramientas de dinamización y apostar por generar contenido de calidad para ofrecer, en definitiva, una experiencia de inmersión y significativa para todos los asistentes. Teniendo en cuenta que la capacidad de atención de la audiencia conectada en línea es mucho menor (el participante solo está a un clic de abandonar el evento), la duración y el ritmo del acto se convierten en factores determinantes.
Algunos de los aspectos que se han de tener en cuenta para dinamizar los actos híbridos son:
- Elegir un espacio atractivo y especialmente preparado para la retransmisión en directo, a la vez que se complementa con un espacio de inmersión virtual.
- Cuidar la estética del evento, creando una identidad visual propia.
- Contar con un maestro de ceremonias capaz de dinamizar el acto y fomentar la participación de los asistentes.
- Mantener la expectativa de los asistentes planteando votaciones, concursos y encuestas interactivas, cuyos resultados puedan ver y compartir en el propio acto.
- Incluir actividades lúdicas y técnicas de gamificación, que permiten también poner en común clasificaciones y premios.
- ¿Por qué no coffee breaks y brindis sincrónicos? Previo al acto se puede enviar al domicilio de cada asistente un kit preparado especialmente con el packaging personalizado con la imagen del acto, invitando a disfrutarlo durante el evento.
- Trabajar con plataformas digitales específicas para facilitar la interacción entre los participantes (poniendo en contacto a aquellos que comparten intereses manifestados en el momento de la inscripción, por ejemplo).
- Personalizar la experiencia del asistente. En un congreso internacional, por ejemplo, personalizar el programa del acto, adaptándolo al huso horario de cada asistente, a las preferencias de sesiones, etc.
- Incluir factores de entretenimiento, que pueden ayudar a romper el hielo, destensar y dar ritmo al acto, como actuaciones musicales, escape rooms, talleres de wellness para prevenir los efectos de estar demasiado tiempo sentados delante de la pantalla para seguir el acto, actividades de team building, etc.
Cita recomendada
ESTANYOL, Elisenda. Eventos híbridos, eventos con futuro. COMeIN [en línea], febrero 2021, no. 107. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n107.2109
