Desde hace unos años la gestión de los documentos administrativos está rodeada de legislación y recomendaciones, aunque más en el ámbito de la administración pública que en el ámbito productivo privado. Este marco regulador está generando nuevas expectativas en la gestión documental.
La legislación en torno a la administración electrónica está impulsando una serie de buenas prácticas para gestionar los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Ejemplos de ello son el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, para la modernización de los archivos judiciales, y el reciente Real Decreto 1708/211, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos, así como su régimen de acceso. En las comunidades autónomas también se ha desarrollado legislación relacionada con sistemas de gestión en las administraciones públicas. El conjunto legislativo está impulsando el diseño de sistemas de gestión documental en las administraciones públicas que implican la ocupación de profesionales especializados en este ámbito y que se encargan de definir procedimientos que van desde la creación de documentos hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.
En las empresas, solo la legislación y documentación del área económico-financiera y laboral, los contractos, las escrituras notariales, y las evidencias vinculadas a los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y prevención en el trabajo está sujeto a regulación. Sin embargo, la necesidad de buenas prácticas siempre ha estado presente en los otros ámbitos.
En este marco, el mes de noviembre pasado se aprobaron dos partes de la familia de normas de sistemas de gestión para documentos ISO 30300 – Management system for records. Concretamente, disponemos ya de las partes de fundamentos, vocabulario y requerimientos, y prosigue la redacción de las demás partes, obligatorias en todo sistema de gestión ISO. Podemos seguir su desarrollo en la página del Organismo ISO o en un Observatorio privado de la norma.
En España estas dos partes ya están traducidas y publicadas desde finales de diciembre de 2011 (AENOR). Son las denominadas UNE-ISO 30300: Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario y UNE-ISO 30301: Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Requisitos.
Esta familia sitúa la gestión de documentos en el mismo nivel que la gestión de la calidad, el medio ambiente o la prevención de los riesgos laborales. Como en otros sistemas de gestión, las organizaciones que dispongan de un sistema de gestión documental podrán certificarlo. Por tanto, se abren nuevas expectativas de ocupación para los profesionales de la información y de la documentación, en tres ámbitos: diseño de los sistemas de gestión y auditorias internas, asesoramiento y consultoria, y certificaciones y auditorias externas.
Sin embargo, estas expectativas las veremos materializarse de manera progresiva, a medida que las organizaciones vayan interiorizando la necesidad de certificar el sistema. Para los organismos e instituciones vinculadas al ámbito de la documentación, ahora es el momento de dar un paso adelante promoviendo la sistemática y las buenas prácticas en la gestión documental, de la mano de esta familia de normas, tanto delante de los profesionales como del sector empresarial y de las administraciones públicas.
Cita recomendada
GARCIA ALSINA, Montserrat. Gestión documental y entorno regulador: ¿nueva minería de ocupación? COMeIN [en línea], enero 2012, núm. 7. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n7.1201
