Reptes formatius més enllà dels processos documentals

A l’any 2001 es van publicar les dues parts de la norma ISO 15489 sobre gestió de documents. Des del 2011, disposem també de les dues primeres normes de la sèrie ISO 30300 sobre sistemes de gestió per a documents: la ISO 30300, sobre fonaments i vocabulari, i la ISO 30301, sobre requisits. El pas de la ISO 15489 a la ISO 303000 ha suposat un veritable canvi de paradigma.

Tant la norma ISO 15489 com les normes ISO 30300 proposen pautes per dissenyar i posar en funcionament un sistema que asseguri la creació i el manteniment adequats dels documents que produeixen les organitzacions com a resultat de les seves activitats. Ara bé, les normes ISO 30300 suposen un canvi de model ja que tenen el rang de sistema de gestió (Management System Standard), a l’igual que les sèries de normes ISO 9000 (qualitat), ISO 14000 (gestió ambiental) i ISO 27000 (seguretat de la informació). D’aquesta manera s’ha passat d’una norma que proposava recomanacions, o bones pràctiques de gestió documental, a un sistema de gestió adreçat a la millora d’una àrea estratègica de l’organització. La creació i control dels documents d’activitat se situa així dins de l’esfera de l’administració i direcció de l’organització.

Aquest canvi de perspectiva representa un nou marc en el qual els professionals de la informació haurien d’assolir la capacitació específica per integrar la gestió dels documents i evidències electrònics amb els processos de negoci de l’organització. En aquest sentit, sorgeixen cinc qüestions molt rellevants.

La primera fa referència als principis, estructura i documentació pròpia dels sistemes de gestió ISO. Són molt específics i van més enllà del que recomana la norma ISO 15489.

La segona se centra en l'anàlisi del context de l’organització. La norma ISO 15489 té en compte el marc legal i reglamentari, l’anàlisi de les activitats de l’organització i l’avaluació dels sistemes existents com a pas previ per definir el sistema de gestió documental. Tanmateix, la norma ISO 30301 requereix una comprensió de l’organització i del seu context més ampli, fent especial esment als requisits de negoci, legals i d’altra índole, incloent-hi la gestió dels riscos.

La millora continua és la tercera qüestió a tenir en compte. Encara que la norma ISO 15489 disposa d’un breu apartat sobre supervisió i auditoria, la norma ISO 30301 requereix l’aplicació de mètodes sistemàtics de medició, anàlisi i millora del sistema.

En quart lloc tenim la gestió per processos. La norma ISO 15489 no parteix de l’enfocament basat en processos i de l’enfocament de sistema per a la gestió, cosa que sí fa la sèrie ISO 30300 per tal de facilitar la seva integració amb altres sistemes de gestió (per exemple, amb el sistema de gestió de la qualitat).

I finalment cal atendre al procés de certificació. La norma ISO 30301, com a norma de requisits, permet endegar la certificació del sistema, procés que no està previst amb la norma ISO 15489.

Queda palès, doncs, que el domini dels processos de gestió de documents ja no és suficient, malgrat ser imprescindible. Els professionals de la gestió de documents que vulguin treballar en un sistema de gestió documental basat en la norma ISO 30300 han d’assolir una sòlida base de coneixements en sistemes de gestió i, per tant, en temes relacionats amb la identificació i definició de processos, les tècniques de seguiment i medició dels resultats, i les auditories internes, entre d'altres.

Citació recomanada

LLOVERAS, Maria Rosa, ALONSO, José Alberto. Reptes formatius més enllà dels processos documentals. COMeIN [en línia], octubre 2012, núm. 15. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n15.1265

documentació; gestió de la informació;