Després d’un any de pandèmia, els esdeveniments han hagut de transformar-se. Els actes presencials han hagut d’aplicar totes les mesures de prevenció per evitar els contagis, mentre que, en d’altres ocasions, l’alternativa ha estat convertir-los en actes virtuals. A l’hora de pensar en els esdeveniments del futur, però, els experts consideren que un nou format es consolidarà: els esdeveniments híbrids.
Un esdeveniment híbrid és aquell que té lloc en un espai físic, però al qual també assisteix una audiència en línia. Alguns dels avantatges d’aquesta modalitat d’esdeveniment –de la mateixa manera que passa amb els virtuals– són:
- Arribar a audiències molt més àmplies, ja que no s’obliga els assistents a desplaçar-se a un lloc concret.
- Un grau més alt de sostenibilitat.
- Una reducció de costos.
- Més traçabilitat del comportament dels assistents i feedback en temps real.
- Més perdurabilitat del contingut, que pot quedar enregistrat i disponible online, amb la conseqüent amplificació de l’audiència a posteriori.
Malgrat que l’organització d’esdeveniments presencials –per la força de la comunicació en viu implícita en la interacció humana– es preveu que es reprengui una vegada superada la pandèmia, i tot i la potencialitat dels esdeveniments virtuals (tal com ja vam comentar en un article anterior), els experts consideren que els esdeveniments híbrids seran clau per a la recuperació del sector, gràcies a totes les possibilitats que ofereixen les noves tecnologies i la predisposició de les noves generacions a interactuar en entorns digitals. Així ho van manifestar les ponents que van participar en el debat col·loqui «L’impacte de la COVID-19 en la comunicació corporativa, el protocol i l’organització d’esdeveniments», que va tenir lloc l’1 de desembre de 2020, i que va ser organitzat en el marc del Màster Universitari de Comunicació Corporativa, Protocol i Esdeveniments de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) i del qual es pot veure un vídeo resum.
Els actes híbrids, a diferència dels virtuals, es caracteritzen pel fet que porten a terme parcialment en un espai físic. Els ponents, i fins i tot part del públic, poden ser en un espai físic de manera presencial –o en diferents espais–, mentre que la resta d’assistents es connecten de manera virtual. Generalment, l’activitat presencial s’organitza en un espai dissenyat com un plató de televisió, i el que hi passa es retransmet en directe a l’audiència connectada a internet. Però un esdeveniment híbrid no es pot confondre amb una simple retransmissió per streaming. Un acte híbrid ha de dissenyar-se específicament tenint en compte el format, i aplicant tots els punts forts de la modalitat presencial i online. En tot cas, serà necessari aplicar-hi grans dosis de creativitat, i de visualització en clau audiovisual (guió, storytelling, presentador, plató, càmeres, il·luminació, música, etc.).
En aquest sentit, un dels aspectes més importants a tenir en compte en l’organització dels actes híbrids és vetllar per la interactivitat entre els assistents. És a dir, no caure en l’error de centrar tota l’atenció en el que passa en l’espai físic, tractant els assistents connectats virtualment com a simples espectadors. L’objectiu és aconseguir que tots els assistents se sentin igualment tinguts en compte i s’ involucrin de la mateixa manera en l’esdeveniment, és a dir, aconseguir per part de tots un alt nivell d’engagement.
Els avenços tecnològics posen a la disposició dels organitzadors d’esdeveniments eines que ajuden a salvar aquesta distància entre el que passa en l’entorn físic i el virtual. Fins ara, les relacions més informals que es produïen de manera natural en els actes presencials (networking, coffee breaks, etc.) eren les debilitats més destacades dels actes virtuals i híbrids. Per tal de minimitzar-les, cal implementar eines de dinamització i apostar per generar contingut de qualitat per tal d’oferir, en definitiva, una experiència immersiva i significativa a tots els participants. Tenint en compte que la capacitat d’atenció de l’audiència connectada en línia és molt més baixa (l’assistent està només a un clic d’abandonar l’esdeveniment), la durada i el ritme de l’acte esdevenen factors determinants.
Alguns dels aspectes a tenir en compte per dinamitzar els actes híbrids són:
- Escollir un espai atractiu i especialment preparat per a la retransmissió en directe, a la vegada que es complementa amb un espai immersiu virtual.
- Cuidar l’estètica de l’esdeveniment, creant una identitat visual pròpia.
- Tenir un mestre de cerimònies capaç de dinamitzar l’acte i fomentar la participació dels assistents.
- Mantenir l’expectativa dels assistents plantejant-los votacions, concursos i enquestes interactives els resultats de les quals puguin veure i compartir durant l’acte.
- Incloure activitats lúdiques i tècniques de ludificació que permetin també compartir rànquings i premis.
- Per què no coffee breaks i brindis síncrons? Prèviament a l’acte pot enviar-se al domicili de cada assistent un kit preparat especialment amb el packaging personalitzat amb la imatge de l’acte, convidant-lo a gaudir-ne durant l’esdeveniment.
- Treballar amb plataformes digitals específiques per facilitar la interacció entre els participants (posant en contacte aquells que comparteixen interessos manifestats en el moment de la inscripció, per exemple).
- Personalitzar l’experiència de l’assistent. En un congrés internacional, per exemple, personalitzar el programa de l’acte, adaptant-lo al fus horari de cada assistent, a les preferències de sessions manifestades, etc.
- Incloure factors d’entreteniment, que poden ajudar a trencar el gel, destensar i donar ritme a l’acte, com ara actuacions musicals, escape rooms, tallers de wellness per prevenir els efectes d’estar massa estona asseguts davant la pantalla per seguir l’acte, activitats de team building, etc.
Citació recomanada
ESTANYOL, Elisenda. Esdeveniments híbrids, esdeveniments amb futur. COMeIN [en línia], febrer 2021, no. 107. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n107.2109
