Des de fa uns anys la gestió dels documents administratius està envoltada de legislació i recomanacions, tot i que més en l’àmbit de l’administració pública que en l’àmbit productiu privat. Aquest marc regulatori està generant noves expectatives en la gestió documental.
La legislació al voltant de l’administració electrònica està impulsant un seguit de bones pràctiques per a gestionar els documents al llarg del seu cicle de vida. Exemples en són el Reial Decret 937/2003, de 18 de juliol, per a la modernització dels arxius judicials, i el recent Reial Decret 1708/211, de 18 de novembre, pel que s’estableix el Sistema Espanyol d’Arxius i es regula el Sistema d’Arxius de l’Administració General de l’Estat i dels seus Organismes Públics, així com el seu règim d’accés. A les comunitats autònomes també s’ha desenvolupat legislació que hi està relacionada. El conjunt legislatiu està impulsant el disseny de sistemes de gestió documental a les administracions públiques que impliquen l’ocupació de professionals especialitzats en aquest àmbit i que s’encarreguen de definir procediments que van des de la creació de documents fins a la seva eliminació o transferència a l’arxiu històric.
A les empreses, només la legislació i documentació de l’àrea econòmica-financera i laboral, els contractes, les escriptures notarials, i les evidències vinculades als sistemes de gestió de qualitat, medi ambient, seguretat i prevenció en el treball està subjecte a regulació. Tanmateix la necessitat de bones pràctiques sempre ha estat present en els altres àmbits.
En aquest marc, el mes de novembre passat es van aprovar dos parts de la família de normes de sistemes de gestió per a documents ISO 30300 – Management system for records. Concretament, disposem ja de les parts de fonaments, vocabulari i requeriments, i continua la redacció de la resta de parts, obligatòries en tot sistema de gestió ISO. Podem fer un seguiment del seu desenvolupament a la pàgina de l’Organisme ISO o en un Observatori privat de la norma.
A l’estat espanyol aquestes dues parts estan ja traduïdes i publicades des de finals desembre del 2011 (AENOR). Són les anomenades UNE-ISO 30300: Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario i UNE-ISO 30301: Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Requisitos.
Aquesta família situa la gestió de documents en el mateix nivell que la gestió de la qualitat, el medi ambient o la prevenció dels riscos laborals. Com en els altres sistemes de gestió, les organitzacions que disposin d’un sistema de gestió documental podran certificar-ho. Per tant, s’obren noves expectatives d’ocupació per als professionals de la informació i de la documentació, en tres àmbits: disseny dels sistemes de gestió i auditories internes, assessorament i consultoria, i certificacions i auditories externes.
Tanmateix, aquestes expectatives les veurem materialitzar-se de manera progressiva, a mesura que les organitzacions vagin interioritzant la necessitat de certificar el sistema. Per als organismes i institucions vinculades a l’àmbit de la documentació, ara és el moment de fer un pas endavant promovent la sistemàtica i les bones pràctiques en la gestió documental, de la mà d’aquesta família de normes, tant davant els professionals com al món empresarial i a les administracions públiques.
Citació recomanada
GARCIA ALSINA, Montserrat. Gestió documental i entorn regulatori: nova mineria d'ocupació? COMeIN [en línia], gener 2012, núm. 7. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n7.1201
