Tres dies sense reunions augmenta la productivitat un 70 %

L'Institut Tecnològic de Massachusetts (MIT) ha publicat un estudi que assegura que, si hi hagués tres dies sense reunions a la setmana, la productivitat de l'empresa augmentaria un 73 %. A més, aquesta reducció també tindria un efecte molt positiu en la salut mental de la plantilla, ja que s'estima que l'estrès es podria arribar a reduir un 57 %.

La recerca d'aquesta prestigiosa institució nord-americana no és l'única que apunta en aquesta nova direcció. Molts altres treballs també ho fan. Per exemple, un estudi de Harvard conclou que el 70 % de les reunions impedeix que els empleats facin una feina productiva. A més, els autors asseguren que, si bé va hi va haver una disminució del 20 % en la durada mitjana de les trobades laborals durant la pandèmia, en nombre van augmentar un 13,5 %. Finalment, també s'ha detectat que els directius acabats d'ascendir tenen gairebé un terç més de reunions que els més experimentats.

En aquesta mateixa postura s'alinea el professor col·laborador dels Estudis d'Economia i Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) Manel Fernández Jaria. A més, l'expert assenyala que la relació entre les reunions digitals i la disminució de l'estrès té molt sentit, ja que "en aquesta mena de trobades virtuals hi ha més concentració cap al tema que s'està tractant, i són menys importants els aspectes complementaris, com ara la posició, la roba, els elements accessoris, les salutacions al començament, etc.". "El llenguatge no verbal és menys rellevant a les reunions en línia, i això pot contribuir a reduir els nivells d'estrès que provoca la presencialitat", afegeix.

L'expert defensa la virtualitat de les reunions per diverses raons: es concreta molt més l'objectiu, s'escolta amb més atenció, es respecten els torns de paraula i escolta, i es redueixen les interrupcions.

Reunions en pantalla, més efectives, però menys creatives

Coincidint amb les afirmacions de Fernández Jaria, un altre estudi recent publicat a la revista Nature, aportat per ell mateix, revela diverses dades molt interessants. Els investigadors Melanie Brucks, de la Universitat de Colúmbia, i Jonathan Levav, de la Universitat de Stanford, conclouen que les reunions en pantalla són molt efectives per centrar la nostra atenció, ja que, com que estem pendents de la pantalla, deixem de parar atenció a altres estímuls i, en aquest sentit, l'efectivitat augmenta.

No obstant això, sembla que aquesta concentració redueix la capacitat de creació i sorgiment d'idees, per la qual cosa els investigadors afirmen que les reunions virtuals són menys productives en els processos creatius. En última instància, això significa que, segons l'objectiu de la trobada, pot ser més apropiat un model de reunió o un altre.

Una altra dada reveladora del mateix estudi, segons el professor, és que no hi ha cap prova que la modalitat en línia afecti la connexió social, ja que el contacte visual és el que té més força en la connexió entre persones.

Com s'han de fer les reunions i quantes se n'han de fer?

Més enllà de la conveniència de les reunions virtuals o presencials, i de l'efectivitat i els efectes específics que tenen, "el més important és que siguin realment necessàries i que el format sigui el més adequat per a la finalitat perseguida", afirma Eva Rimbau Gilabert, professora dels Estudis d'Economia i Empresa de la UOC i investigadora del Digital Business Research Group (DigiBiz). "Per exemple, hi ha el mite que les pluges d'idees es fan més bé en reunions presencials, però, en realitat, les primeres etapes de generació d'idees donen més resultats si es fan de manera asíncrona (sense cap mena de reunió). Després sí que és útil reunir-se per avaluar, cribrar i perfeccionar les idees seleccionades", afegeix l'experta.

A més, les reunions en què s'ha de tractar informació delicada o d'alta complexitat, o que tinguin com a finalitat la generació de confiança, "és millor fer-les en persona". "En canvi, una reunió d'intercanvi d'informació es pot fer perfectament de manera virtual", apunta Rimbau.

No a les reunions sorpresa i altres consells útils

Tant el professor Fernández Jaria com la professora Rimbau coincideixen en la importància de presentar l'ordre del dia de qualsevol reunió amb prou antelació.

A més, l'experta enumera una sèrie de mesures que considera convenient tenir en compte a l'hora de preparar una trobada entre professionals:

• Començar les reunions amb puntualitat encara que no hi hagi tots els participants (no s'ha de premiar la falta de puntualitat).
• Seguir l'ordre del dia i assegurar-se que hi ha acords o tasques assignades en relació amb cada punt.
• Ajustar la durada als objectius perseguits. També s'ha d'evitar que sigui massa llarga.
• Mantenir el mínim nombre d'assistents possible. Incloure només les persones el coneixement de les quals sigui realment necessari.
• Promoure activament la participació de tots els assistents, especialment els que assisteixen en remot en una reunió híbrida.
• Evitar les distraccions i la multitasca durant les reunions.
• Utilitzar la tecnologia necessària, especialment si es combinen assistents presencials i virtuals, ja que és important assegurar-se que aquests últims senten i veuen tot el que hi passa i hi poden participar sense dificultats.

Els errors més comuns que es cometen en una reunió

A més d'organitzar reunions sorpresa, el professor Fernández Jaria apunta altres errors que es cometen amb assiduïtat i que tothom que convoca una trobada professional hauria d'evitar:

• Convocar moltes persones. El més adequat és que hi hagi entre tres i cinc participants.
• Fixar la reunió per al final de la jornada i en dilluns. Les primeres hores del dia són el millor moment per al treball intens individual, les reunions es poden situar perfectament al final de la jornada. El dilluns és un dia excel·lent per tenir temps al llarg de la setmana de complir els compromisos.

En tota mena de reunions haurem d'evitar:

• No respectar els temps durant les intervencions de cada membre.
• No tenir regles bàsiques que regeixin la reunió.
• No parar atenció pel fet d'utilitzar el mòbil.
• No tenir un ordre del dia clar. Una agenda adequada ha de contenir entre tres o quatre punts.
• No concretar acords o tasques al final de la reunió.
• No fer un seguiment dels acords.