Així és la reunió perfecta: curta, preparada prèviament i moderada per una sola persona

Perdem més temps que mai en reunions. I, malgrat això, no sempre són imprescindibles. De fet, quan aquestes reunions estan mal organitzades provoquen una despesa econòmica per a l'empresa: es calcula que les reunions improductives van fer perdre a les empreses el 2019 prop de 457.000 milions de dòlars només als Estats Units i el Regne Unit. Són les xifres que ha calculat Doodle, una eina de planificació en línia, després de fer un estudi basat en 19 milions de reunions i més de 6.500 entrevistes a professionals.

Per què llavors la fórmula de la trobada amb els companys i els caps continua essent una eina fonamental en qualsevol empresa? A Espanya, segons l'estudi de WorkMeter, de les més de 9 hores de mitjana que passem a la feina, el 24% es fa servir per a trucades, tasques administratives i reunions, i les reunions ocupen una part important del temps de què disposem. Només als Estats Units es duen a terme al dia prop de 55 milions de reunions, segons les estimacions de Steven Rosenberg, consultor i autor de La sorprendente ciencia de las reuniones (Editorial Tébar Flores).

La raó per la qual es continua apostant per les reunions és que no totes són inútils. Segons els experts, la mala fama de les trobades laborals improductives ha perjudicat les reunions que veritablement aporten beneficis. «Les reunions continuen essent una eina fantàstica per a prendre decisions en grup o generar idees noves», assenyala Manel Fernández Jaria, professor col·laborador dels Estudis d'Economia i Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). «Recolzar-nos en les opinions dels altres moltes vegades millora la nostra perspectiva de les coses, per a fer créixer un projecte el treball cooperatiu no es pot deixar mai de banda. Malgrat això, perquè les reunions assoleixen l'objectiu que s'ha plantejat han de complir algunes normes de disseny i gestió que, en cas que no s'apliquin de manera sistemàtica, poden provocar que siguin una veritable pèrdua de temps», explica.

Així, perquè una reunió sigui eficaç i no faci perdre el temps a ningú, ha de complir les característiques següents:

• Durada, just la necessària. No hi ha una quantitat de minuts estàndard per a una reunió. Tot depèn del tema del qual s'ha de tractar, del nombre de persones que es convoquin, del temps disponible... Tot i això, sí que hi ha una regla d'or per a aplicar a la durada de qualsevol reunió, i és que com més curta sigui, millor. «L'atenció és un recurs escàs que hem de fer servir amb molt afecte i molta intel·ligència», assenyala el professor Manel Fernández Jaria. «Quan no som capaços de generar idees noves o diferents i centrem els esforços a desmuntar els arguments dels altres, a més de quan no som capaços d'observar com podem millorar les nostres argumentacions, és possible que estiguem massa cansats per a continuar, o que l'ego personal ens governi els pensaments. Segur que aquest és un bon moment per a deixar la reunió per a un altre dia», comenta.

• Sempre ben organitzades. Un estudi publicat a Decision Sciences va comparar les reunions convocades formalment amb la comunicació informal de missatges electrònics i trucades de telèfon en 73 fàbriques industrials de 18 països. La conclusió va ser que les reunions ben organitzades i preparades van ser eines més bones per a prevenir problemes que els missatges electrònics informals i les trucades de telèfon. Però la clau perquè tot funcioni consisteix a preparar la reunió abans, fer-ne un bon desenvolupament i continuar després la tasca fent-ne un seguiment. Com explica el professor de la UOC, abans de la reunió cal assegurar-se que la trobada és imprescindible perquè és el mètode més eficaç per a l'objectiu que es té, i que les persones que es convoquen són realment les que s'haurien de reunir. Després s'ha de definir un moderador que guiï la trobada, marcar un objectiu, demanar als participants que portin preparades les aportacions que vulguin fer i establir la data i el lloc.
  Durant la reunió cal «recordar entre tots els valors corporatius, treballar per a establir acords personalitzats amb un responsable individual i directe, i acabar amb un resum per a recordar els acords que s'han pres», explica Manel Fernández Jaria, que afegeix que l'ideal després és enviar una comunicació amb els acords i fer-ne un seguiment.

• En el format adequat. La sala de reunions de la companyia pot ser el lloc perfecte per a la trobada... o no. Les anomenades walking meetings, de les quals Steve Jobs es declarava un fan incondicional, poden ser adequades depenent de les circumstàncies. «Caminar junts ajuda a millorar la salut amb una activitat física accessible a tothom. Anar a aquest tipus de reunions ens predisposa positivament, són suggeridores i generalment poden provocar insights molt interessants. A més de millorar la percepció de benestar a la feina, genera complicitats, millora la comunicació i redueix les distincions jeràrquiques, i això ens permet ser més autèntics», assenyala Manel Fernández Jaria. Segons l'estudi Give your ideas some legs: the positive effect of walking, caminar no tan sols és saludable, sinó que estimula la generació d'idees noves, un efecte beneficiós per a qualsevol reunió.

Quan hem de renunciar a una reunió

Encara que les reunions compleixin l'objectiu que tenien quan s'han preparat d'una manera adequada, de vegades podem triar altres alternatives. «Falta conèixer altres eines per a comunicar i prendre decisions. Si l'única eina que coneixes és un martell, tot ho voldràs arreglar a cops de martell. Doncs amb les reunions passa el mateix. Hi ha moltes tècniques per a comunicar informació, demanar les opinions dels col·laboradors, prendre decisions consensuades, etc. Algunes requereixen la presència síncrona de tots els participants, però d'altres no», explica Eva Rimbau Gilabert, professora dels Estudis d'Economia i Empresa de la UOC. Entre les tasques que no requereixen cap reunió, malgrat que habitualment se'n convoquin per causa seva, hi ha les següents:

• Preguntar per l'estat d'un projecte. «Quan vulguis tenir informació actualitzada de l'estat d'un projecte, demana informes individuals als membres del teu equip en lloc de fer una reunió. Probablement, la resta de treballadors no necessiten saber en què treballen els altres», apunta Rimbau Gilabert.

• Fer saber als treballadors una notícia. Com explica la professora de la UOC, no cal organitzar una reunió per a anunciar alguna cosa o informar-ne. El correu electrònic serveix perfectament per a aquest objectiu. «Però no cal enviar necessàriament un text. També pots enregistrar una presentació breu en vídeo i enviar-la. Si et sembla que el missatge que enviïs pot passar desapercebut, pots enviar missatges de seguiment i demanar un justificant de recepció per a assegurar-te que tothom ha rebut la informació», afirma.

• Recopilar les primeres idees respecte a un projecte. El brainstorming es pot beneficiar de l'acarament, però només funciona quan s'ha pogut pensar en el tema prèviament. «Es pot crear un document col·laboratiu en el qual tots els implicats puguin apuntar les idees inicials que tenen. La reunió es convocaria en una segona fase per a ampliar i debatre les idees que s'han generat», explica Eva Rimbau Gilabert.

• Crear un ambient d'equip (teambuilding). Per a la professora de la UOC, si l'objectiu és millorar l'ambient de l'equip, és preferible compartir alguna situació més social i distesa —des d'anar a dinar junts fins a participar en una activitat lúdica— que no pas organitzar una reunió.

• Conèixer millor l'equip. Segons el llibre d'uns investigadors en ciència política i sociologia del treball de les universitats de Malmö i Lund (Suècia), les reunions de treball poden exercir, per als empleats, el paper d'una teràpia de grup en què ells expressin les frustracions que tenen o rebin el reconeixement dels altres, de manera que poden servir per a conèixer bé els treballadors. Segons Eva Rimbau Gilabert, però, si el que es vol és establir un clima de confiança, no cal organitzar reunions: «És preferible tenir converses informals en les quals els treballadors puguin comentar si alguna cosa els preocupa o els interessa, i demostrar així que els canals de comunicació amb els superiors sempre estan oberts».