«Hem accelerat en tres mesos aspectes tecnològics que havíem de desenvolupar en tres anys»

 

Tot i la seva condició eminentment digital, la UOC també s'ha hagut d'adaptar a l'arribada de la COVID-19 amb canvis tecnològics importants. Des de garantir l'operativitat de tots els empleats treballant des de casa, fins a completar amb èxit la primera avaluació final 100 % digital de la història de la Universitat. Era un gran repte que, malgrat alguns entrebancs inesperats, ha permès a la UOC accelerar el procés de digitalització. El director de l'Àrea de Tecnologia, Ricard Mateu, ho explica en aquesta entrevista.

 

 

Tot i la seva condició eminentment digital, la UOC també s'ha hagut d'adaptar a l'arribada de la COVID-19 amb canvis tecnològics importants. Des de garantir l'operativitat de tots els empleats treballant des de casa, fins a completar amb èxit la primera avaluació final 100 % digital de la història de la Universitat. Era un gran repte que, malgrat alguns entrebancs inesperats, ha permès a la UOC accelerar el procés de digitalització. El director de l'Àrea de Tecnologia, Ricard Mateu, ho explica en aquesta entrevista.

 

En part, sí. El que era més important era garantir que els nostres alumnes continuessin aprenent i, com que ells ja es movien en aquest entorn virtual, teníem punts a favor. Ja estaven equipats tecnològicament i adaptats a l'entorn. Però en l'àmbit tecnològic es van presentar molts altres reptes a l'hora de mantenir el funcionament normal de la Universitat. El primer, que en qüestió de quatre dies, amb un cap de setmana pel mig, vam haver de preparar el sistema perquè tots els treballadors poguessin fer teletreball. El dijous 12 de març ens van dir que ens preparéssim per tenir-ho tot a punt per a dilluns. Van ser dies molt intensos. L'equip de tecnologia de la UOC va fer molt d'esforç, però també els socis (partners) amb qui treballem habitualment.

Dimensionant les infraestructures que permeten fer el teletreball i adaptant-les. En menys de 72 hores vam augmentar la capacitat dels sistemes un 50 % i dilluns tothom va poder connectar-se des de casa i fer el 90 % de les seves tasques. La minoria no coberta van ser funcions esporàdiques que no afectaven l'operativa del dia a dia i es van solucionar més endavant.

Mai abans no havíem tingut tota la plantilla teletreballant i el volum de teleconferències s'ha multiplicat per quatre durant aquest període. Per sort, ja fa uns anys que hem portat moltes de les nostres eines al núvol i són accessibles des de qualsevol lloc i en qualsevol moment. A més, tenim una suite de Google que ens permet treballar de manera col·laborativa. La maduresa que té el núvol, i nosaltres en la seva adopció, ens ha permès desplegar aquestes solucions amb agilitat, i aquesta ha estat la clau de l'èxit. Ens vàrem basar molt en Amazon Web Services, desplegant escriptoris virtuals al núvol amb una capacitat de creixement i una elasticitat impressionants. En altres condicions, no sé si hauríem estat capaços de fer-ho.

Abans del coronavirus els nostres treballadors ja feien, segons els casos, entre un 20 % i un 60 % de la jornada en teletreball, de manera que ja tenien un cert equipament a casa que els ho permetia. Per això no vam haver de fer compres massives com altres universitats o empreses. Més endavant, quan es va veure que això anava per llarg i la UOC va apostar per la virtualitat com a mínim fins a mitjan setembre, vam muntar juntament amb l'Àrea de Serveis Generals el sistema de cessió d'equipaments en préstec, per tal de garantir les condicions de treball de les persones de la UOC a casa seva, tant des del punt de vista de l'equipament tecnològic com de l'ergonòmic. Una cosa és treballar a casa un o dos dies i l'altra és fer-hi tota la jornada laboral.

Tecnològicament, aquest ha estat el repte principal que hem tingut en aquesta etapa de no presencialitat. Part de la tecnologia que es fa servir per a les proves té deu o quinze anys de vida i servia per a les proves finals virtuals dels estudiants residents a l’estranger, però no estava pensada per a aquest gran volum d'exàmens. En feien unes 3.000 cada any i ara ho havíem de multiplicar per deu, fins a les 30.000. Però no ens preocupava tant la xifra global com el pic d'estudiants que hi hauria connectats a la vegada per baixar-se un examen. Ho vam resoldre amb unes arquitectures híbrides on hi havia el nostre sistema antic per executar tota la lògica de les proves, però amb la part més exposada, el primer accés de l'estudiant, muntada sobre el núvol per absorbir aquest pic de concurrència. La feina d'arquitectura tecnològica penso que ha estat magistral.

La tecnologia va ser un element clau sense el qual no s'hauria pogut fer tot això, però també hi ha hagut una gran feina per part del professorat, que ha hagut de canviar el procés d'avaluació, i de l'equip de Serveis Acadèmics, que ha hagut de fer una nova enginyeria del procés. Ha estat un gran repte no planificat resolt en dos mesos i mig. I això que hi va haver problemes afegits imprevistos.

El nostre sistema es basava en un reconeixement facial automàtic a partir de patrons biomètrics que ens donava garanties que qui feia la prova era la persona que teníem acreditada com a estudiant. Però les agències de protecció de dades van emetre dictàmens més restrictius contra aquests sistemes, que invalidaven el nostre sistema i ens forçaven a replantejar-lo per, evidentment, complir amb la nova normativa i respectar els drets i les dades dels nostres estudiants.

Vam optar per un sistema que sí que capta imatges durant la prova, però no fa servir patrons biomètrics ni cap mena de reconeixement automàtic d'imatges. Vam haver de prescindir de la intel·ligència artificial i optar per un model més manual, amb un equip de persones que fa una verificació de la persona que està fent la prova amb la imatge del DNI de l'estudiant, amb la despesa de personal i coordinació que això comporta. Va ser tot un repte perquè posava en tensió el mateix disseny de tot el procés.

Vam fer una aplicació de missatgeria instantània al núvol que permetia als estudiants fer consultes sobre el contingut i el funcionament de la prova. A més, si sorgia algun aspecte que afectava de manera global, permetia difondre-ho a tots els estudiants. Ho vam fer en pocs dies i durant les proves finals es van processar uns 20.000 missatges.

Sí. Es comparava cada prova amb la resta d'exàmens, amb un catàleg de fonts externes i amb els treballs lliurats anteriorment pels estudiants. Això dona més solidesa i rigor al procés. S'aplicaven algoritmes per identificar les proves amb un risc alt de ser considerades plagi i s'enviaven a un grup d'experts de l'Oficina del Vicerectorat, que en feia un primer cribratge. Després, els professors de l'assignatura acabaven de fer-ne el dictamen.

Alguns, però no gaires. Un percentatge baix que entra dins de la normalitat i ens dona garanties per seguir aquesta línia en el futur. Si no n'hi hagués hagut cap, alguna cosa no hauria funcionat bé, perquè fins i tot hi ha intents de plagi a les proves presencials. Trobar-ne en excés també hauria estat un fracàs del sistema.

Tenir el 100 % de les proves en línia és, clarament, un pas en la direcció de futur que havíem d'emprendre, perquè completa el nostre model d'universitat digital d'extrem a extrem. Hem accelerat en tres mesos el que havíem de fer els pròxims tres anys. Hem avançat de manera excepcional per motius excepcionals, però hem marcat la nostra línia de futur.