Reunions improductives: un cost per a l'empresa i una frustració per al treballador

«Estan mal planificades, no tenen un enfocament concret i tampoc una estructura que garanteixi que el treball es farà», afirma un dels enquestats de l’estudi, que s’ha fet amb més de mil treballadors de 41 països diferents. Menys de la meitat dels enquestats descriu les reunions com “efectives” o com a exemple de bon ús del temps. Per a Rimbau, els punts més negatius són la manca d’una estructura clara de la trobada, una elecció inapropiada dels convocats a la reunió i la durada.  

Un mal estès

Segons les dades d’Atlassian, els treballadors americans assisteixen de mitjana a 62 reunions al mes. De les hores dedicades 31 són considerades una pèrdua de temps. Això es tradueix en 33 bilions d’euros de cost salarial en reunions innecessàries per a les empreses. «Una reunió ineficient té costos -afirma Rimbau- a escala econòmica pel temps que el treballador hi ha dedicat, per la feina que podria haver realitzat i pel perjudici en la seva motivació». En canvi, quan les reunions funcionen bé i s’assoleixen millor els objectius, els empleats se senten més capacitats i competents i millora el seu compromís amb l’organització.

Com millorar els resultats d’una reunió?

Rimbau proposa cinc pràctiques per a aconseguir-ho:

1. Organitzar-la correctament: distribuir un ordre del dia per anticipat, explicitar els objectius, explicar a cada individu per què se’l convida i quina s’espera que sigui la seva contribució. Això millorarà la motivació de les persones per a assistir-hi i «fer-ho bé». Això l’estimularà a preparar-se-la a fons i farà que hi participi de manera més eficaç. Alguns informes suggereixen que el millor dia per a convocar una reunió és el dimarts, ja que es considera el més productiu de la setmana mentre que la millor hora és a mig matí.
    
2. Vigilar els aspectes més tangibles: començar i acabar amb puntualitat, que les instal·lacions siguin adients i que la tecnologia funcioni adequadament.
    
3. Liderar-la correctament: cal un responsable clar que centri la discussió, faci explícits els objectius de la trobada i eviti que els discursos es desviïn massa del tema; que encoratgi la participació de tothom; que retorni informació després de la reunió i faci seguiment d’allò acordat i de la seva posterior execució. «Ha d’evitar la comunicació unidireccional (només ell o ella parla i la resta escolta) i no utilitzar mai les reunions per a criticar de manera no constructiva o generar conflicte», afirma Rimbau. «El sentit de l’humor i una mica de conversa informal inicial poden ajudar a establir el clima adequat», afegeix.
    
4. Mostrar una actitud positiva per part dels participants: la motivació i el respecte per les aportacions dels altres són claus. Per a l’experta en recursos humans, és important que aquestes actituds siguin “autèntiques”. «Si els assistents simplement posen bona cara per quedar bé davant dels directius, no hi haurà un veritable compromís amb les decisions que resultin de la reunió», explica Rimbau. Per a aconseguir-ho, doncs, és necessari que els caps estableixin un clima de confiança.
    
5. Obtenir un “output” real: cal demostrar que la reunió ha servit per a alguna cosa. Fer una acta dels temes tractats i acordats, de les decisions preses i les responsabilitats assignades a cada treballador i, alhora, un seguiment dels objectius o tasques que s’han extret.
    

Reunions a peu dret

Algunes empreses tecnològiques, com Apple i Google, o centres hospitalaris, han posat de moda en els últims anys les reunions a peu dret. Aquestes impliquen diferents persones i equips de l’empresa, estan programades de manera regular, generalment són diàries i amb un temps concret, no duren més de 15 minuts.

«Quan els convidats estan asseguts, les reunions automàticament s’allarguen», afirma Rimbau. «Amb aquest tipus de trobades es fa un ús més eficient del temps», afegeix. Segons l’estudi The daily stand-up meeting, la valoració d’aquestes reunions entre els treballadors és molt positiva. Els dos factors més valorats són que s’obté una visió general del que altres estan fent i se’ls brinda l’oportunitat de discutir i resoldre problemes. «Són òptimes perquè permeten als treballadors parlar del que cal fer en el futur més que no pas del que s’ha fet en el passat i de com superar els problemes que es preveuen», conclou Rimbau.