Este libro es un manual metodológico de lectura imprescindible para cualquiera que pretenda llevar a cabo una auditoría de la información.[*] Y es que esta actividad es todavía bastante desconocida entre los profesionales que trabajan en el ámbito de la gestión de la información, a quienes se dirige esta monografía.
La obra se divide en seis capítulos y va acompañada de un CD-ROM.
El primer capítulo, "Una aproximación a la auditoría de la información", nos define el concepto de auditoría en general, como proceso de control interno y de diagnosis global al que deben someterse las organizaciones, especialmente las que operan con ánimo de lucro, pero también y cada vez más las no lucrativas. Las auditorías más comunes son las contables (o externas) y las auditorías de gestión (o internas), aunque también se llevan a cabo auditorías de la formación, la calidad, el marketing... En este contexto, los servicios de información también son susceptibles de ser auditados, aunque tradicionalmente la práctica más habitual de análisis del servicio han sido los estudios de usuarios y los procesos de evaluación. La auditoría de la información es un proceso mucho más amplio de análisis y pretende mejorar el uso de la información dentro de la organización. A pesar de que conceptualmente se define por primera vez en 1982, no es hasta los últimos años que pueden encontrarse experiencias de aplicación. En este capítulo se dan diferentes definiciones del concepto, que se amplían a lo largo de la obra y a las que hay que añadir la que Alfons Cornella realiza en el prólogo del libro: "Una auditoría de la información es básicamente un proceso de identificación y evaluación de los recursos de información necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa".
El segundo capítulo, "Utilidad de la auditoría de la información", explica el beneficio que supone para la organización este tipo de auditoría, por qué es preciso auditar, y cita algunos de los posibles ámbitos de aplicación de esta metodología: en el marco de la planificación y la evaluación de servicios de información, en el marco de la redefinición de la estrategia corporativa, etc. Así mismo, se detallan dos tipos de auditoría de la información: la auditoría global o estratégica, que trata todos los elementos relacionados con la información dentro de una organización, y la auditoría parcial u operativa, que se ciñe a un departamento, proceso o función de la organización.
El tercer capítulo, "La auditoría como metodología de diagnosis global", subraya la importancia de conocer la organización que debe auditarse. Se citan algunas definiciones de organización elaboradas por teóricos del management, como Lucey o Mintzberg, y se expone qué elementos medioambientales afectan a la organización, externos (clientes, competidores, condicionantes políticos, sociales, etc.) o internos (estructura y cultura corporativas), y también qué conceptos estratégicos (valor, misión, objetivos, estrategia...) impactan en el modo en que una organización gestiona su información y el valor que le atribuye.
El capítulo cuatro, "Fases de la auditoría de la información", es, como su nombre indica, una relación paso a paso de las fases que hay que seguir para llevar a cabo una auditoría de la información. Es el capítulo más extenso del libro y el más metodológico, en la medida en que en sí mismo es una guía pautada de actuación. En primer lugar hay que analizar las necesidades de información que tiene la organización, hecho que permite una primera aproximación al valor de la información en el negocio básico de la organización. En segundo lugar, y clave para garantizar el éxito de la auditoría, hay que conseguir el apoyo de la Dirección y también del personal. Los pasos que deben llevarse a cabo a continuación son cuatro: planificar la auditoría (metodología que se va a seguir, criterios para auditar, personal clave en el proceso, quién hará la auditoría); empezar el proceso de auditoría con un estudio de las áreas que hay que analizar y la recopilación y el procesamiento de los datos; analizar e interpretar los resultados y formular recomendaciones si procede, y, por último, presentar los resultados a partir de un informe final de auditoría e implantar las directrices recomendadas. Finalmente, como cualquier otro proceso estratégico, la auditoría de la información necesita un seguimiento y una planificación periódica de manera que sea incorporada como un estándar cíclico en el proceso de gestión.
El capítulo cinco, "La auditoría de la información al servicio de la gestión estratégica de la información", trata de la influencia que la auditoría de la información puede tener en el establecimiento de una política de información y de una estrategia en materia de información en el ámbito corporativo. Además, debe permitir determinar el valor de la información en la organización de manera que sea un activo para incorporar al balance de la organización.
El sexto capítulo, "Caso práctico: RGM Consulting", es, como su título indica, un caso aplicado que permite ver, a título de ejemplo, cómo se desarrolla una auditoría de la información en una organización ficticia. Pretende hacer reflexionar al lector sobre la idoneidad de aplicar la auditoría en determinados contextos, entender las fases del proceso e identificar sus diferentes componentes.
Al final del libro hay siete anexos con lecturas de acompañamiento y ejemplos de cuestionarios de satisfacción de usuarios y auditoría.
La bibliografía incluye un centenar de entradas, lo que la convierte en la recopilación más completa que existe sobre esta materia en la actualidad, y con la particularidad que, tal y como se dijo en la presentación del libro, la mayoría de los títulos tratan de la auditoría de la información pero con otras denominaciones, de manera que es especialmente difícil su recuperación.
Para completar más el libro, si cabe, contiene un glosario que define más de cincuenta conceptos clave, así como un índice analítico de autores y materias citados en el corpus teórico de la obra.
El CD-ROM incluye el texto base del libro junto con contenidos adicionales que no se hallan en la versión en papel y que aportan viveza a un material de una temática eminentemente práctica. Incorpora numerosos vídeos, esquemas, ilustraciones, ejemplos y enlaces a recursos externos, así como un buscador, lo que permite acceder al contenido del libro de forma aleatoria, además de la secuencial.
La obra es editada por la Editorial UOC y es la novedad más recientemente publicada de la colección "Biblioteca Multimedia", y la única obra de la serie "Documentación".
Cristina Soy, autora de de la monografía, es Responsable del Servicio de Información y Documentación de Caixa Holding, S.A., profesora asociada de la Facultad de Documentación de la Universidad de Barcelona y consultora de los Estudios de Ciencias de la Información y de la Comunicación de la Universitat Oberta de Catalunya, además de autora del material de la asignatura que da título al libro. Ha publicado algunos artículos en revistas profesionales del ámbito de la documentación tanto nacionales como internacionales.
El libro es prologado por Alfons Cornella, destacado infonomista e innovador permanente.
Una de las múltiples razones por las que se recomienda leer el libro de Cristina Soy es porque, como dice la misma autora en la introducción, nos encontramos ante "la primera monografía acerca de la auditoría de la información publicada en España" y trata una cuestión compleja: cómo se usa la información en una organización y qué información resulta clave para el funcionamiento óptimo de la misma.
En la era de la teoría se agradece especialmente la aparición de esta guía práctica y metodológica. La publicación de esta obra es un paso adelante en la difusión de la auditoría de la información y su correcta aplicación, una garantía de éxito para la gestión de la información en las organizaciones.
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CASALDÀLIGA, Núria (2003). Reseña del libro Auditoría de la información: análisis de la información generada en la empresa de Cristina Soy [reseña en línea]. UOC. [Fecha de consulta: dd/mm/aa].
<http://www.uoc.edu/web/esp/articles/casaldaliga0703/casaldaliga0703.html>
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[Fecha de publicación: septiembre de 2003]
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