Hi ha opinions oposades sobre si la modalitat formativa de l'e-learning (aprenentatge virtual) és més o menys costosa per a una empresa que la tradicional presencial. Per a obtenir una resposta objectiva davant d'aquest dubte, tan sols hauríem d'aplicar una modalitat comparativa d'anàlisi de costos. Però, si, a més, volem fer-ho segons dels beneficis esperats, el millor instrument és el càlcul del retorn de la inversió (Return On Investment, ROI). La formació, per tal com situa les expectatives en els resultats d'accions directes sobre persones, és una realitat complexa. I per això la valoració dels beneficis i dels costos per al càlcul del ROI s'ha de fer tenint en compte aquesta complexitat.
L'e-learning, si bé evita una part dels costos de la modalitat tradicional presencial, incorpora inversions fins ara no aplicables a la formació. El retorn d'aquestes inversions ha de ser objecte d'anàlisi i valoració per als departaments de formació de les empreses. Per a això, el càlcul del ROI, incorporat al disseny de l'acció formativa, és un element fonamental. El ROI ha de ser entès com a element de disseny, planificació i avaluació de les accions formatives, especialment en e-learning. I per aquesta raó, hem d'analitzar detalladament els conceptes bàsics del disseny formatiu i fer una interpretació adequada dels conceptes de benefici i de cost.
|
|
 |
Tus problemas no pueden resolverse
en el mismo nivel mental que tenías cuando los creaste.
Albert Einstein |
| 1.
| La formació a l'empresa: una inversió amb retorn |
Invertir en formació en una empresa és rendible, però, a fi d'assegurar la rendibilitat, hem d'invertir en formació de manera adequada, és a dir, assegurant-ne l'alineació amb els objectius estratègics de l'empresa o d'alguna de les seves línies de negoci, i també la qualitat dels productes formatius emprats. Les inversions no estan exemptes de riscos, i per això hem d'analitzar detalladament els seus components intrínsecs i extrínsecs per a controlar i minimitzar el risc. En el cas de la formació, els elements de control del risc són clars: alineació amb els objectius del negoci i anàlisi dels beneficis i dels costos. A més, és clar, del necessari control de qualitat dels productes formatius.
|
|
|
Decidir sobre formació a l'empresa significa començar preguntant-nos per què ho hem de fer. Formem per a assolir un objectiu i, evidentment, l'hem de conèixer. En termes pedagògics sabem que no hem de confondre l'objectiu amb la finalitat de la formació. Els objectius són concrets, es desenvolupen en un període temporal específic, estan subjectes a responsabilitats personals o d'equips i, sobretot, són quantificables, mesurables. Les finalitats són genèriques, no imputables a ningú en particular i difícilment quantificables. Una finalitat de la formació a l'empresa és augmentar-ne la capacitat d'innovació i la competitivitat, mentre que un objectiu ha d'expressar-se en termes concrets respecte de quin tipus d'innovació o competitivitat perseguim, qui són els responsables de dur-la a terme i en quin període de temps i quins són els paràmetres per mitjà dels quals mesurarem els resultats obtinguts.
Si definir l'objectiu de la formació és clau per a garantir el seu èxit, també ho és l'elecció dels participants en les accions formatives. Tornant a la pedagogia, no hem de confondre els objectius propis de la formació o de l'acció formativa, dels quals ja hem parlat, amb els objectius d'aprenentatge dels participants. Podem aconseguir l'objectiu d'una acció formativa si som capaços de definir, també, els objectius d'aprenentatge de cada un dels seus participants. És una cosa tan senzilla com saber que l'objectiu d'un equip de treball no és igual a l'objectiu personal que ha de tenir cada un dels seus participants. L'objectiu d'un equip de futbol és guanyar el contrincant en una hora i mitja de joc i, de vegades, amb un resultat concret al marcador. Els objectius dels defenses, dels davanters o del porter han de ser uns altres, que, alineats amb l'objectiu general de l'equip, ajudin a aconseguir-ho.
No ens arrisquem gaire si afirmem que l'absència d'anàlisi prèvia dels objectius de la formació i dels objectius d'aprenentatge és la causa de la majoria dels fracassos en el món de la formació a l'empresa. Si hi afegim, a més, el desig d'incorporar noves tecnologies a l'educació pensant únicament a reduir-ne els costos, podem trobar els motius d'alguns fracassos en el món de la formació empresarial. El problema radica en el fet que confonem els objectius de la formació, i també la seva finalitat, amb el mitjà que farem servir per a dur-la a terme. Confondre objectiu amb mitjà en formació és com confondre producte amb canal de distribució en màrqueting.
La introducció de l'e-learning[1] com a modalitat de formació a l'empresa ha d'anar acompanyada d'una anàlisi detallada dels objectius que perseguim i de si el model és adequat o no a la nostra realitat empresarial i a les persones que la configuren. A partir d'aquí, podrem iniciar la valoració dels beneficis i costos de l'aplicació de l'e-learning a la nostra empresa, elements que ens permetran obtenir el càlcul del retorn de la inversió efectuada.
|
| Taula 1. Finalitat, objectius i mitjà de la formació |
"Ara que ja som savis, veurem com ens fem rics". Amb aquesta frase es va iniciar un debat en un consell d'administració d'una empresa després d'una brillant exposició sobre les bondats de la formació a l'empresa. Afrontar la formació a l'empresa només des del punt de vista de la pedagogia és un gran error. Les ciències de l'educació ens marquen les regles de joc en formació, però a l'empresa, de la mateixa manera que a l'escola o a la universitat, no podem obviar que quan parlem de l'objectiu de la formació no estem parlant del "meu" objectiu de la formació (ja sigui director de formació, professor o cap de departament), sinó del de l'organització. I si sabem que la finalitat d'una empresa és la rendibilitat, podem deduir que els seus objectius específics, també els que fan referència als programes de formació, hauran d'estar en línia amb l'assoliment d'aquesta finalitat i hauran de ser concrets i quantificables.
A diferents nivells de gestió es corresponen diferents tipus de decisions, de la mateixa manera que diferents nivells d'objectius. I per això quan parlem de formació a l'empresa hem de tenir sempre clar a quin nivell de gestió i, per tant, de decisió, ens adrecem. Jay Cross duu a terme una aproximació interessant a la negociació dels programes de formació a l'empresa; exposa que quan es parla de rendibilitat de la formació depèn sempre del lloc que s'ocupa a l'empresa.[2] Podem veure-ho de manera resumida a la taula següent.
|
| Taula 2. Diferents aproximacions a la rendibilitat de la formació.[3] |
Utilitzem valors de mesura de la rendibilitat diferents segons el lloc que ocupem a l'empresa, de la mateixa manera que establim objectius i realitzem plans d'actuació d'acord amb les nostres responsabilitats a l'empresa i amb els seus objectius i finalitats globals. La formació no es veu igual des d'una butaca del consell d'administració que des del despatx del gerent d'una unitat de negoci, de la mateixa manera que no es veu igual el producte o servei que es fa a l'empresa, o la qualitat, o la política de selecció i incorporació de personal. Hem de ser capaços d'adaptar els objectius i els valors de mesura de cada un dels programes de formació als diferents nivells de gestió de l'empresa. Només així podrem justificar-ne la rendibilitat.
|
|
|
Sembla que hi ha un acord generalitzat d'anomenar e-learning la formació que es duu a terme amb ús intensiu de tecnologia, i més específicament mitjançant Internet. Darrere de la paraula s'amaguen diverses modalitats que no entrarem a analitzar, com ara sincronia o asincronia en la formació, distribució de continguts digitals o formació assistida, learning objects, diferents dissenys instruccionals, etc. Sigui com sigui el que convenim a anomenar e-learning no és altra cosa que el resultat dels canvis en la formació ocasionats per la introducció de les tecnologies de la informació i de la comunicació. La formació sempre ha anat acompanyada de tecnologia: des del guix i la pissarra fins a la televisió, passant pel Power Point, han anat modificant la forma, especialment la manera d'ensenyar, i també la d'aprendre.
Mai fins ara la introducció d'una tecnologia no havia modificat tant la manera d'aprendre i d'ensenyar. La raó és que, per primera vegada, la tecnologia aplicada a l'educació fa possible un canvi real de protagonisme en el procés formatiu: el participant passa a ser el líder de la seva formació, mentre que els altres elements que fan possible el seu aprenentatge, incloent-hi els professors, estan al seu servei. Passem de donar accés selectiu a la informació amb l'aparició de la impremta a posar la tecnologia al pedestal de la formació amb els sistemes educatius assistits per ordinador en els quals la màquina suplia el professor. El nou model que visualitzem avui col·loca tant el professor com la tecnologia en el seu lloc, en el dels recursos; un lloc molt més important i ple de possibilitats que el que fins ara ocupaven.
Parlem de canvi de paradigma, ja que les premisses que sostenien el model de formació es posen en dubte. El fet és que sovint ens qüestionem quin ha de ser el paper del formador, el dels continguts, el de la tecnologia, el de l'accés a la formació, el de la forma en la qual els adults aprenen, etc. Es tracta d'un moment d'alta creativitat en el sector que, si continua amb l'amplitud de mires que demostra com a resultat de les demandes d'una població adulta que necessita formar-se al llarg de tota la seva vida professional i personal, donarà com a resultat nous plantejaments per a la formació.
Les recerques sobre la formació en xarxa són avui més que mai necessàries per a anar sedimentant els aprenentatges que tots fem en aquest camp. En aquest sentit, ens atrevim a exposar alguns dels elements clau de l'e-learning que, a parer nostre, el defineixen clarament i que actuen directament en la valoració dels costos i beneficis de la formació que farem servir per al càlcul del ROI.
|
 |
Generació de nous espais de formació. L'aula virtual apareix com un espai que fins ara no existia. Els espais condicionen la manera d'actuar de les persones que els ocupen. D'aquest tema, en sabem ja molt per les nostres experiències personals i per nombrosos estudis psicològics. La realitat és que l'aula virtual és un espai nou que s'ha de comprendre, valorar i estudiar. L'aula virtual crea noves formes de relació personal, noves formes de treball cooperatiu, noves sensacions personals del temps i de l'espai, etc. No podem obviar aquests elements o altres, ja que condicionen directament el procés d'aprenentatge.
|
|
|
|
Diferents usos del temps. Passem de "demà tenim formació de 5 a 7 de la tarda" a "durant aquesta setmana pots accedir a l'aula virtual i treballar en el teu programa formatiu". Una cosa és clara i no hem d'oblidar-la: les hores virtuals també tenen 60 minuts. Formar en un entorn virtual no suposa formar en menys temps, ja que cada persona haurà d'esmerçar-hi el mateix temps que dedicaria a una formació similar presencial. Però hi ha dues variables molt importants, especialment en els models asíncrons: el temps se l'organitza el participant i la formació pot incloure un elevat nombre de persones en un període temporal inferior. Cada participant pot organitzar-se el seu horari de formació a partir dels marcs que l'empresa o el formador, si escau, li assigni, és clar. I, a més, podem arribar a molta més gent de manera simultània. És evident que l'ús del temps és un dels condicionants que cal tenir en compte per a les anàlisis de costos i beneficis de la formació a l'empresa.
|
|
|
|
Inversions necessàries en tecnologia. Certament l'e-learning requereix inversions en tecnologia. També és cert que, cada vegada més, aquestes es deriven a costos de contractació de serveis. D'una manera o una altra haurem d'analitzar la repercussió de la nostra decisió en el compte de resultats, però hi ha una cosa evident: no podem formar en la modalitat d'e-learning sense tecnologia apropiada per a fer-ho. Hi ha un avantatge clarament competitiu en la incorporació de sistemes tecnològics per a la formació a l'empresa i és que aquests sistemes són massa potents per a ser únicament usats per a la formació. Podem passar fàcilment de l'e-learning a la gestió del coneixement, ja que un dels elements més importants que introdueix una plataforma de formació és la possibilitat de comunicació multidireccional sobre el que cada un dels participants sap. No podem deixar de banda aquest fet en la imputació dels costos i beneficis de la introducció de la plataforma tecnològica per a educació a l'empresa.
|
|
|
|
Inversions necessàries en generació o adaptació de continguts. A més de la plataforma tecnològica, necessitem, sens dubte, continguts d'aprenentatge. L'elecció de la modalitat de formació (síncrona o asíncrona, autoaprenentatge o formació assistida amb professor, etc.) condicionarà el disseny dels materials d'aprenentatge, i també la inversió que hi haurem de fer. La coherència en la relació entre la modalitat de formació, els continguts i la plataforma tecnològica és el factor clau d'èxit determinant per al bon resultat de qualsevol experiència en e-learning.
|
|
|
|
Nou paper del formador i del participant. A més del canvi de paper del formador i del participant de què ja hem parlat, el més important és que ens trobem davant d'un sistema nou en el qual hem d'aprendre noves regles. Aquest és un clar condicionant de l'e-learning avui a l'empresa. Els adults d'avui no hem estat educats per a utilitzar tecnologia en el nostre aprenentatge, així com els formadors tampoc no ho han estat per a formar amb tecnologia. Ens trobem davant d'una resistència que hem de conèixer i davant de la qual hem d'actuar. Obviar aquesta realitat és el primer pas cap al fracàs en la introducció de modalitats d'e-learning a l'empresa. La sort radica en el fet que la dificultat que s'ha de superar no és elevada, ja que el factor de motivació de l'ús de la tecnologia és ara com ara elevat perquè que té més usos professionals a més de l'específicament formatiu. Malgrat això, aquest és, sens dubte, un dels elements que necessiten més anàlisi i recerca en l'àmbit de l'e-learning.
|
|
|
|
Valor afegit del mateix sistema de formació. Aprendre usant modalitats d'e-learning, ara com ara, és aprendre una cosa més que els continguts que se'ns proporcionen. Puc aprendre la manera de gestionar carteres de renda variable fent servir l'e-learning però, a més dels continguts, aprendré a relacionar-me en un nou model de comunicació, a cercar informació utilitzant diferents i diverses fonts, a compartir la informació en espais públics, a escriure d'una altra manera, a usar les meves capacitats lògiques i de relació entre conceptes, etc. Com a modalitat de formació, l'e-learning va més enllà del mateix sistema de formació. Potser per a les noves generacions ja formades a l'escola amb aquestes tecnologies, aquest no és un valor fonamental, però, ara com ara, és determinant per a la motivació dels participants adults en cursos en modalitat d'e-learning. Sens dubte passa el mateix si pensem en els altres camps del món empresarial en què s'ha posat una e al davant, com ara l'e-marketing, l'e-business, etc., que, ultra canviar la forma de treballar en cada un d'aquests camps, ha aportat valors nous per a cada una de les disciplines.
|
|
El nou paradigma educatiu de l'e-learning rau a entendre que trenca les barreres de l'espai i del temps i que situa el participant de la formació al centre del procés d'aprenentatge i el converteix en actor d'un sistema de construcció de coneixement compartit. Assenyalem especialment la generació de coneixement compartit, ja que considerem que aquest és el gran valor que aporta la formació en xarxa: aprendre dels altres, de les seves experiències, de les seves pràctiques, sense dependre del lloc en el qual se situa ni del temps en el qual ens comunicarem. Una vegada més, es tracta de passar de l'e-learning a la formació en xarxa.[4]
|
|
 |
| 2.
| Valorar el ROI de la formació: mesurar per a millorar |
El ROI (Return On Investment) és el càlcul del retorn d'una inversió[5] expressat habitualment en percentatge. No és un sistema de control de costos que fem servir com a mecanisme per a la reducció de despeses. El ROI, com a instrument de valoració, ha de formar part de la planificació de qualsevol acció empresarial i per això es tracta d'un mecanisme post ante i no post facto. Es tracta, per tant, de la valoració del retorn esperat d'una inversió.
La fórmula de càlcul del ROI és simple: Beneficis[6] / Costos.
Si, a més, volem trobar el percentatge, tan sols hem de multiplicar el resultat per 100. Però, darrere de la simplicitat dels conceptes, s'amaguen molts matisos, especialment si els apliquem al camp de la formació i més encara al de l'e-learning.
El càlcul del ROI s'efectua a partir dels beneficis i dels costos de l'acció que estem planificant i, per això, hem començat comentant la complexitat i especificitat d'aquests conceptes aplicats a la formació. Malgrat el que puguem pensar, el càlcul del ROI presenta més avantatges que no pas dificultats a aquells que tenen la responsabilitat de la formació a l'empresa. Situar la formació al nivell de les altres inversions i tractar-la com a tal ajuda a integrar-la en les polítiques de desenvolupament de la competitivitat de l'empresa i a valorar-la com a element necessari per a la seva implementació.
Els beneficis de la formació van més enllà, com ja hem vist, dels específicament traduïbles en valors monetaris. No pas per això hem de deixar de tractar la formació com una cosa que ha de ser mesurada. Els resultats d'un mesurament estableixen punts de partida per a la millora. El problema l'hem de situar en la fórmula de mesura i no pas en la necessitat o no d'aplicar-la.
|
|
|
Hem de valorar el ROI de la formació de la mateixa manera que ho fem amb qualsevol altra inversió, ja que la formació ha de ser tractada com a inversió i no únicament com a despesa. Però, de la mateixa manera que al principi de l'article, hem de qüestionar-nos, en primer lloc, el motiu de la formació que necessitem donar i, a partir d'aquí, hem d'establir les bases per a analitzar-ne la rendibilitat. Dit d'una altra manera, valorar el retorn de la inversió en formació en general no té sentit, no aporta res. Hem de valorar el retorn de la inversió en cada un dels plans específics de formació que duem a terme i s'ha de fer a partir dels objectius comuns proposats. Com més concretem més senzilla resultarà l'anàlisi de costos i beneficis i més important serà el resultat de l'anàlisi per a l'aplicació i millora dels programes de formació.
Conèixer la rendibilitat de la formació en general i de l'e-learning en particular ens permetrà introduir factors de millora i d'innovació en l'ús i en la modalitat formativa. Valorar la rendibilitat ajuda a tractar la formació de la mateixa manera que són tractades altres inversions i, així, incorporar-la a les dinàmiques institucionals de millora i innovació constant.
Hem d'entrar en l'hàbit de valorar la rendibilitat de la formació i confeccionar plans d'inversió o de desenvolupament a curt i a llarg termini. Aquesta dinàmica ens permetrà fer planificacions adequades a la situació global de l'empresa en què la formació és un element més que cal tenir en compte i que influeix decisivament en la seva evolució i els seus resultats.
La comunicació dels resultats de la valoració de la rendibilitat de la formació a la totalitat de l'empresa és fonamental per a garantir-ne l'èxit i per a coresponsabilitzar-ne els participants. L'organització ha de conèixer quina és la inversió que fa en formació i quina n'és la rendibilitat, de la mateixa manera que els participants han de saber què se n'espera, ja que són, potser, la part més important, la garantia de rendibilitat de qualsevol programa de formació.
|
|
|
Valorar nous paradigmes amb les mateixes regles de paradigmes anteriors és un error en el qual podem caure fàcilment. Hi ha molts models i mètodes tipificats de càlcul del ROI per a la formació a l'empresa, [7] però ni tan sols aquests són vàlids per a l'e-learning. No sols això, com més estandarditzades siguin les propostes de càlcul automàtic que puguem trobar menys s'adaptaran a les situacions reals que trobem a les nostres institucions.
Entendre bé els conceptes amb els quals es valora el ROI és el primer pas que hem de fer per a poder treballar-hi de manera coherent en formació. Què volem dir quan parlem de beneficis en formació? I de costos? Sovint la resposta és que aquests conceptes no són aplicables al món de l'educació. Això no pot ser cert i encara menys en l'àmbit de la formació a l'empresa. La clau per a la resposta a aquestes o altres qüestions radica a saber adaptar les especificitats del camp de la formació al llenguatge i als conceptes empresarials. I fer-ho amb rigor i sobretot amb coherència, aplicant regles pròpies de cada camp, ja sia de la formació en general com de l'e-learning en particular.
|
|
La formació a l'empresa aconsegueix beneficis i genera costos. La dificultat radica a valorar-los de manera adequada per a poder millorar-los constantment. Imaginem una situació: sou el responsable de formació d'una empresa del sector farmacèutic i heu de valorar els costos i els beneficis de formar sobre els arguments comercials de venda d'un producte, ja existent en una unitat de negoci, que ha estat recentment millorat a partir de les demandes dels seus consumidors. Es tracta d'un producte per a la higiene bucal dirigit al gran mercat. La formació va dirigida a la xarxa de comercials de la línia de negoci i s'ha de fer en un curt període de temps per guanyar avantatge competitiu. A més, és important transmetre el mateix missatge a tots els comercials, sense matisos que puguin induir a errors en els motius de venda i, per tant, no generar els resultats esperats. Suposem que l'empresa disposa de diferents centres de formació amb aules, d'un equip de formadors que actua a temps parcial i que fa poc ha obert la seva intranet corporativa.
A partir d'aquesta situació intentarem respondre què entenem per beneficis i per costos de la formació, fent un èmfasi especial en la modalitat de l'e-learning.
Què entenem per beneficis en formació?
Parlar de beneficis en formació pot semblar una paradoxa, si més no per allò que el saber és positiu, beneficiós, és a dir, de gran valor per a qui el posseeix. Avui parlem del valor del coneixement a l'empresa com un dels seus actius més preats. El saber en una empresa, el que coneixem pel seu saber fer (know how), és un benefici que sorgeix de les persones que en formen part, crea un coneixement col·lectiu i repercuteix directament en els seus resultats comptables.
El benefici de la formació a l'empresa rau en el valor que aporta a l'organització. Una vegada més, ens apareix la necessitat de definir el motiu de la formació que implementarem, d'establir els objectius de la formació, ja que només així podrem apreciar el valor que aportarem. En la situació exposada anteriorment, el valor radica en la importància de transmetre un missatge, de comunicar unes millores per part de l'empresa als seus clients. Comunicar millor i aconseguir que el client entengui el missatge generarà els beneficis esperats.
Les solucions, a més d'aportar valor, han de ser eficients, és a dir, han de ser fetes aprofitant al màxim els recursos invertits. En formació, d'acord amb John V. Moran,[8] l'eficiència és la relació que hi ha entre els coneixements i les habilitats adquirides en una formació i la informació que s'ha distribuït. És a dir, una formació és més eficient si és capaç de generar els coneixements i les habilitats preteses amb la informació que s'ha ofert.
Sabem que un dels problemes de la formació, tant la presencial però sobretot la virtual, és el gran volum d'informació a la qual es té accés o que els formadors distribueixen sense necessitat per a l'adquisició dels objectius pretesos. Així, doncs, l'eficiència consisteix a oferir la informació necessària i justa per a adquirir el coneixement o les habilitats preteses.
No hi ha cap dubte que l'e-learning pot resultar força eficient en molts casos, com per exemple el de la situació a la qual ens referim. Però l'eficiència requereix planificació, és a dir, un correcte disseny instruccional[9] que faci possible que la informació que es posa a disposició del participant a la formació sigui la que realment necessita saber i que, sobretot, estigui distribuïda de tal manera que permeti l'aprenentatge.
Continuant amb el que diu Moran, un altre element diferenciador que s'ha de tenir en compte en la formació és el del temps en l'aprenentatge. Una altra vegada, aquí l'e-learning parteix amb avantatge davant de la formació tradicional, ja que pot escurçar els temps d'implementació de la formació, i també, en menor mesura, els de l'aprenentatge. No cal perdre de vista, a més, que el temps d'implementació en el cas de la formació és també un valor molt important que cal tenir en compte en la formació a l'empresa.
El control del temps en les accions formatives d'e-learning és gestionar la possibilitat d'accés a la informació completa de la formació. Tornant de nou a la situació plantejada, observem la diferència que hi ha quant a temps entre programar una formació seguint un calendari de classes fent servir aules i formadors distribuïts per tot el país (el que anomenaríem un horari clàssic de formació) i utilitzar una modalitat asíncrona d'aprenentatge per mitjà d'una plataforma tecnològica de formació que ens permet arribar a la totalitat de l'univers de persones alhora, estiguin on estiguin de l'empresa. La diferència és clara: el model tradicional de formació en aula per a un curs de 10 hores podria ser de dues setmanes per a una empresa mitjana en nombre de personal; en la modalitat d'e-learning podria reduir-se a un dia o a quatre com a màxim.
Un altre avantatge competitiu de l'e-learning és que podem donar accés a tota la informació del curs des del moment en què s'inicia, mentre que en la formació feta en format calendari de classes, la totalitat de la informació no s'obté fins al final de l'última sessió. No hi ha cap dubte que, en aquest cas, la modalitat d'e-learning facilita, a més, la personalització en l'aprenentatge, ja que permet que els participants aprenguin al seu ritme i facin servir els seus coneixements previs, que els poden permetre avançar encara més ràpidament en l'aprenentatge. En resum: es tracta de la diferència entre el calendari de formació establert pel departament de formació i el calendari de formació elaborat per cada participant segons les seves possibilitats. L'únic que ha d'establir el departament de formació en el cas de l'e-learning és el dia d'inici i de final del programa, el temps intermedi és cosa de cada participant.
Sembla clar que per a l'empresa la millor formació seria la que s'obté instantàniament i de manera eficient. Fins ara només hem vist aquesta modalitat a la pel·lícula Matrix, en la qual els protagonistes aprenen a lluitar o a pilotar helicòpters en pocs segons gràcies a una connexió directa entre l'ordinador i el seu cervell. Ara com ara és ciència ficció, però sí que és cert que la modalitat d'e-learning aconsegueix com a avantatge competitiu escurçar el temps en la distribució de l'aprenentatge. Si, a més, adoptem un correcte disseny instruccional, podrem escurçar el temps d'aprenentatge i augmentar l'eficiència de l'acció formativa.
Però, com podem valorar els beneficis de la formació? En primer lloc, a partir dels resultats que obtindrem i que estaran reflectits, d'una manera o una altra, en el compte d'explotació. Però formar és adreçar-se a persones, i les persones som realitats complexes que no sempre produeixen els resultats esperats. Mitjançant la formació podem esperar l'augment de la productivitat d'un determinat col·lectiu, però la conseqüència de l'acte formatiu mai no serà immediata ni totalment previsible. Coneixem accions programades per a millorar la productivitat d'equips que no han funcionat i també coneixem accions no programades, sorgides dels mateixos participants, tan simples com compartir informació realment útil que han funcionat i han generat importants beneficis a l'organització.
La complexitat de la formació, derivada de la complexitat dels mecanismes d'aprenentatge de les persones, fa imprescindible la simplificació dels conceptes i la seva traducció a realitats quantitatives. El repte no és fàcil, ja que els beneficis més productius de la formació són els més intangibles, mentre que els més operatius, els més tangibles, si bé produeixen resultats a curt termini, es deuen al resultat de coneixements mecànics. W. Horton mostra una excel·lent proposta de categorització dels beneficis que reproduïm modificada a la taula següent.[10]
|
| Taula 3. Beneficis de la formació[11] |
L'impacte real de la formació a l'empresa depèn en gran mesura dels nivells de satisfacció, iniciativa i lideratge que hi hagi, i també de les habilitats pròpies de les persones que configuren l'organització. No n'hi ha prou amb un bon disseny formatiu o amb una plataforma tecnològica d'última generació. Les dues últimes columnes de la taula 3 expressen que els resultats més visibles i més a curt termini de la formació no són els que generen més resultats a l'empresa. I, encara que tant el liderat com la innovació, per exemple, són objecte de formació a l'empresa, el seu resultat a l'organització es reflectirà tan sols si aquesta estableix les bases necessàries de clima perquè així sigui.[12]
Què entenem per costos en formació?
Els costos de la formació semblen més evidents i menys complexos de quantificar que els beneficis. I potser realment és així. Certament són el motiu que fa decantar la balança de les decisions en formació o en altres àmbits de l'empresa.
En l'evidència objectiva dels costos rau el seu poder de convicció. Però en e-learning, i també en altres àrees en les quals intervé la tecnologia, l'evidència tendeix a disminuir a causa dels costos d'implantació o de les inversions inicials.
El cost de no fer res és sempre un valor comptable que hem de tenir en compte. Continuant amb la situació exposada anteriorment, no us podeu permetre no formar els comercials en els arguments del nou producte. Els costos de no fer res poden ser realment elevats. Podem veure-ho millor a la taula 4.
|
| Taula 4: Costos simples de diferents modalitats de formació |
D'entrada, i segons la taula 4, sembla que l'opció de l'e-learning és menys costosa que la dual, i encara menys costosa que la presencial, ja que hi ha els costos de desplaçament, aules, etc. Però, malgrat això, hem de ser cautelosos i no oblidar que la inversió per a un curs d'e-learning és elevada i, a més, hi ha factors crítics de rendibilitat: el volum de les persones a les quals arribarà, i també el seu cicle de vida com a producte formatiu. Per tant, hem d'analitzar-ho amb més detall.
Però, com podem valorar els costos de la formació, especialment els de l'e-learning? Sembla que l'e-learning és la gran solució, ja que, d'entrada, no sols redueix, sinó que elimina els costos de viatges, dietes i lloguers d'aules de la formació tradicional. Efectivament així és i encara n'hi podríem afegir d'altres de menys usats, com ara els costos de distribució de materials o els costos de temps dels empleats que es formaran. Observem-ho amb una mica més de detall a la taula comparativa següent:
|
| Taula 5. Comparativa de costos de formació |
Els costos que evitem d'una banda els adquirim, encara que de manera diferent, d'una altra. La diferència radica en el fet que els costos més feixucs deixen de ser unitaris, és a dir, equivalents al nombre de participants, per a passar a ser genèrics de la solució tecnològica formativa. Un altre avantatge és que alguns d'ells es tradueixen en inversió i que, a més, el seu ús habitualment no és únic per a formació, amb la qual cosa el seu impacte en el compte d'explotació de l'acció formativa disminueix.
Coneixem ja els costos en què incorrem. El debat avui està a saber com podem minimitzar-los. Produir, adquirir o llogar una solució tecnològica únicament per al desenvolupament de cursos d'e-learning pot ser molt costós, tret que el volum de treballadors de l'empresa ho justifiqui. Una opció més raonable és treballar mitjançant la intranet corporativa de l'empresa, per mitjà de mòduls específics que permetin la gestió de l'aprenentatge (Learning Managment System) i que formin part del projecte global de gestió del coneixement de l'empresa (Knowledge Managment). La formació a l'empresa és també gestió de coneixement i tan sols mitjançant aquesta aproximació al concepte podrem obtenir tot el potencial de l'e-learning: el seu valor de formació en xarxa, d'aprenentatge i de generació de coneixement compartit.
El cost de la solució tecnològica i del seu manteniment és una cosa que no podem evitar, ni ho hem de fer. El nivell de qualitat i de satisfacció en e-learning està determinat, en part, per la correcta tria de la plataforma tecnològica que farem servir (el seu potencial, les seves funcionalitats, la seva ergonomia, etc.), i també pel manteniment que rep, tant el pròpiament tecnològic com de resposta a les dificultats que els usuaris puguin trobar mentre la fan servir. La tecnologia no pot ser un obstacle per a la formació o per a la comunicació. Si la tecnologia es fa excessivament evident, la barrera d'accés a la comunicació o al coneixement creix i la satisfacció de l'usuari disminueix. Cal tenir-ho molt en compte per al càlcul del ROI, ja que la baixa satisfacció influirà en els resultats esperats.
La producció de continguts és un altre dels costos més importants en e-learning. La satisfacció de l'usuari també estarà condicionada per la qualitat en el disseny formatiu dels continguts d'aprenentatge. La solució consisteix a desenvolupar correctes plans específics de formació, amb objectius, activitats, temporalització, etc., que utilitzin diferents recursos pedagògics. I, a més, procurar que la plataforma tecnològica, i també el pla de formació, sigui flexible i permeti l'accés a unitats específiques d'aprenentatge (learning objects), ja siguin pròpies o de proveïdors externs.
En el control dels costos de la solució tecnològica i del disseny flexible de la producció o de l'accés als continguts d'aprenentatge radica la solució al problema dels costos de l'e-learning. Qualsevol camí que condueixi a situacions d'implementació ràpida amb l'ús d'un correu electrònic estàndard sense entorn virtual d'aprenentatge i amb unes pàgines web de text situades en un servidor és erroni i, encara que sembli econòmic a curt termini, és molt car a mitjà termini, ja que no sols no assoleix els objectius previstos, sinó que, a més, genera insatisfacció en els usuaris i rebuig cap a una nova forma de formació que cada vegada està més present i té més possibilitats.
|
|
|
|
Podem anar més enllà, i hem de fer-ho, de la valoració del ROI com a instrument d'anàlisi de la inversió que s'ha de realitzar. Disposar dels elements necessaris per a fer el càlcul correcte del ROI d'una acció formativa és fruit d'un profund procés de valoració, de disseny i de planificació de l'acció formativa. Convertir aquest procés en instrument d'avaluació de l'acció formativa és situar l'anàlisi del ROI en la culminació del disseny de les accions formatives a l'empresa.
El disseny d'una acció formativa ha d'incloure els instruments necessaris per a la comprovació de la validesa del resultat esperat, és a dir, els instruments d'avaluació. L'avaluació ha de ser el resultat coherent de l'aplicació d'instruments dissenyats per a la valoració d'uns resultats. Avaluar mesura resultats, estableix paràmetres de situació, però serveix de poc saber on som si no sabem què hem fet, bé o malament, per a arribar fins allà. D'aquí la importància de dissenyar correctament qualsevol acció i planificar també els sistemes de valoració que permetin la correcció de rumbs no desitjats.
Avaluar per a millorar és el resultat de l'acció coherent de dissenyar els elements de valoració d'una acció, alhora que es planifica el desenvolupament de la mateixa acció. A la taula següent podem observar, d'acord amb el que hem exposat fins ara, una sèrie ordenada d'accions que cal desenvolupar per al disseny d'una acció formativa a l'empresa, amb una llista de possibles instruments d'avaluació.
|
| Taula 6. Accions i possibles instruments d'avaluació d'una acció formativa |
El ROI d'una acció formativa, especialment en e-learning, forma part de la fase de disseny i ha de ser coherent amb tot el procés. No podem pensar en beneficis i en costos sense saber exactament què volem fer, per a què i amb qui. La relació entre resultats i disseny ha de ser coherent, i com més ho sigui més possibilitats d'èxit tenim.
Prendre consciència del procés de disseny d'una acció formativa és establir les bases per a la seva correcta implementació i avaluació. Si, a més, difonem els seus objectius i hi impliquem els participants i les persones que es veuran afectades pels seus resultats, creiem que una part de l'èxit ja està garantida. La motivació és fonamental en qualsevol procés formatiu. Conèixer per què m'estic formant, què s'espera de mi i com el resultat esperat incidirà en la meva feina i en la de la institució dóna sentit al meu esforç formatiu. No podem, per tant, obviar la importància de dissenyar sistemes d'informació -que alhora són d'avaluació- que mostrin els beneficis, i tampoc els possibles errors de les accions formatives que duguem a terme.
Finalment, hem d'anar més enllà de la planificació de l'acció formativa introduint-hi els objectius de la institució, de l'empresa. D'aquí la importància del ROI com a instrument d'avaluació. No podem limitar-nos a pensar que la formació millora habilitats, hem de determinar com aquesta millora en habilitats repercutirà en els resultats econòmics de l'empresa, com generarà valor als accionistes, com generarà satisfacció en el client i com beneficiarà cada un dels empleats de l'organització de manera que contribueixi a la seva satisfacció i a la seva motivació personal.
|
|
|
|
|
[Data de publicació: octubre de 2002]
|
| | |
